Glossar Projektmanagement

Akzeptanzkriterien: diese Kriterien, einschließlich Leistungsanforderungen und wesentlicher Bedingungen, die erfüllt sein müssen, bevor die Projektlieferungen akzeptiert werden.

Aktivität: eine Maßnahme, die erforderlich ist, um eine Projektaufgabe zu erfüllen, und die kleinste Einheit der Projektarbeit.

Annahmen: Faktoren, die im Rahmen der Projektplanung als wahr angesehen werden und keine Beweisführung erfordern.Budget: die genehmigte Finanzierungsschätzung für die vollständige Abwicklung des im Arbeitsaufteilungsplan beschriebenen Projektumfangs.

Geschäftsfall: ein schriftliches Dokument, das die Gründe für die Initiation eines Projekts beschreibt; es beschreibt auch die Ressourcen, wie Geld, Mitarbeiterzeit und Ausrüstung, die benötigt werden, um die spezifischen Geschäftsziele zu erreichen.

Änderungssteuerung: der Prozess der Identifizierung, Dokumentation, Genehmigung oder Ablehnung von Änderungen am Projektplan.

Plan zur Kommunikationssteuerung: ein Dokument, das die Kommunikationsbedürfnisse für ein Projekt beschreibt. Es beschreibt:

• wie, wann und in welcher Form Projektinformationen verteilt werden
• wer die Informationen erhalten wird und welche Arten sie erhalten werden.
• wer für die Erstellung der Informationen verantwortlich ist

Beschränkung: eine Einschränkung, die entweder intern oder extern zum Projekt ist und die Leistung des Projekts einschränkt. Zum Beispiel ist eine festgelegte Geldsumme für ein Projektbudget eine Kostenbeschränkung, und ein festgelegter Termin, bis zu dem ein Projekt abgeschlossen werden muss, eine Zeitbeschränkung.

Kritischer Pfad: die Kette verknüpfter abhängiger Projektarbeiten in einem Projekt-Netzwerkdiagramm, die die längste benötigte Abwicklungzeit aufweist. Das Enddatum eines Projekts wird durch die Aufgaben bestimmt, die diesen kritischen Pfad bilden. Jede Änderung der benötigten Zeit zur Abwicklung einer Aufgabe im kritischen Pfad wirkt sich auf das Gesamterfolgsdatum des Projekts aus.

Zerlegung: eine Planungsmethode, die den Projektumfang und die Lieferungen in kleinere, besser handhabbare Teile zerlegt, bis die Arbeit jedes Teils ausreichend detailliert definiert ist, sodass die Mitglieder des Projektteams alle erforderlichen Aufgaben ausführen, überwachen und steuern können, um den Projektumfang zu erfüllen.

Lieferable: jedes messbare, greifbare, überprüfbare Ergebnis, Ergebnis oder Objekt, das produziert werden muss, um ein Projektmeilenstein zu erreichen.

Dauer: der Zeitraum, über den eine Aufgabe abgeschlossen wird. Die Dauer einer Aufgabe kann abhängig oder unabhängig von den zur Ausführung der Aufgabe zugewiesenen Ressourcen sein. Wenn eine Aufgabe eine feste Dauer hat, ist ihre Dauer nicht von der Menge der zugewiesenen Ressourcen abhängig.

Schwankung (Freiheitsgrad): die Zeitspanne, um die eine Aufgabe im Projekt-Netzwerkdiagramm verzögert werden kann, ohne eine Verzögerung zu verursachen:

• nachfolgende Aufgaben (freier Schwankung)
• Projektabschlussdatum (gesamter Schwankung)

Eine Aktivität, deren Gesamtfreizeit gleich null ist, wird als „kritische Aktivität“ bezeichnet, was bedeutet, dass eine Verzögerung im Fertigstellungszeitpunkt dieser Aktivität die gesamte Projektverzögerung um denselben Zeitraum verursacht.

Fokusgruppe: eine Form der qualitativen Forschung, bei der eine Gruppe von Personen nach Themen wie geschäftlichen Fragen oder der Funktionalität eines bestimmten Dienstleistungs- oder Produktangebots befragt wird.

Gantt-Diagramm: eine beliebte Art von Balkendiagramm, das einen Projektzeitplan veranschaulicht. Gantt-Diagramme zeigen die Start- und Fertigstellungstermine der terminalen und zusammenfassenden Elemente eines Projekts. Die Aufgaben und Meilensteine im Gantt-Diagramm stammen aus der Arbeitsaufteilungsstruktur des Projekts. Einige Gantt-Diagramme zeigen auch die Abhängigkeitsbeziehungen zwischen Aktivitäten und können verwendet werden, um den aktuellen Status des Projektzeitplans darzustellen.

Verzögerung: die Zeitspanne, die nach dem Beginn oder der Fertigstellung einer Aufgabe verstreichen muss, bevor die nächste Aufgabe beginnen oder abgeschlossen werden kann.

Gelernte Erfahrungen: das Wissen, das aus dem Prozess der Durchführung eines Projekts gewonnen wird. Erfahrungen können während jeder Phase des Projekts gemacht werden und sollten dokumentiert werden, damit andere Projektteams von dem erworbenen Wissen profitieren können.

Meilenstein: ein terminlich festgelegtes Ereignis, das die Fertigstellung eines wichtigen Liefergegenstands oder einer Gruppe verwandter Liefergegenstände markiert. Typischerweise wird das Projekt in fünf bis zehn wichtige Meilensteine unterteilt. Jeder Meilenstein hat einen Liefergegenstand und ein Fertigstellungstermin sowie Akzeptanzkriterien in der Beschreibung des Liefergegenstands.

Portfolio-Management: die zentrale Verwaltung eines oder mehrerer Projektportfolios, einschließlich der Identifizierung, Priorisierung, Genehmigung, Verwaltung und Kontrolle der Projekte, um bestimmte organisatorische Ziele zu erreichen.

Programm: eine Gruppe verwandter Projekte, die koordiniert verwaltet werden, um die Vorteile zu erzielen, die nicht erreicht werden könnten, wenn sie getrennt verwaltet würden.

Progressive Ausarbeitung: der Prozess der kontinuierlichen Verbesserung und Feinabstimmung eines Projektplans, je mehr Informationen dem Projektteam zur Verfügung stehen. Dieser iterative Prozess ermöglicht es dem Projektteam, bessere Schätzungen und umfassendere Pläne zu erstellen, je weiter das Projekt fortschreitet.

Projekt: ein zeitlich begrenzter und einmaliger Auftrag, der die folgenden fünf Merkmale aufweist:

• ist ein einmaliger Ereignis
• erzeugt einzigartige Produkte oder Dienstleistungen
• hat zeitliche und kostenmäßige Beschränkungen
• wird gemäß bestimmten Spezifikationen (Anforderungen) abgeschlossen
• hat ein festgelegtes Start- und Enddatum
• verbraucht Ressourcen (z. B. Geld, Personen, Material und Ausrüstung)

Projekt-Akzeptanzbericht: ein Dokument, das verwendet wird, um zu bestätigen, dass die Projektliefergegenstände, wie im Projekt-Charter festgelegt, die in dem Charter beschriebenen Akzeptanzkriterien erfüllen. Der offizielle Kunden des Projekts bewertet und bestätigt jeden Liefergegenstand.

Projekt-Charter: eine Aussage über den Umfang, die Ziele und die Beteiligten eines Projekts. Es enthält:

• eine Beschreibung der Projektziele
• eine Liste der Projektannahmen
• eine Beschreibung des Projektumfangs
• eine Liste der Projektmeilensteine
• eine Liste der wichtigsten Projektbeteiligten
• eine Beschreibung der Rollen und Verantwortlichkeiten der Projektteammitglieder und anderer wichtiger Beteiligter
• eine Beschreibung der Projektfinanzierung und anderer Ressourcen
• eine Liste der hochrangigen Projektrisiken
• Befugnis des Projektmanagers
• Genehmigung des Projekts durch den Projektsponsor

Der Projektcharter wird vom Sponsor unterzeichnet, um die Projektbeginn und die Nutzung der festgelegten Ressourcen zu autorisieren.

Projektmanagement: die Disziplin der Organisation und Verwaltung von Ressourcen (z. B. Personen, Geld, Materialien und Ausrüstung) auf eine Weise, dass das Projekt erfüllt:

• den definierten Projektumfang
• die Zeit- und Kostenbeschränkungen
• die funktionalen Anforderungen und technischen Spezifikationen
• die Erwartungen der Kunden
• die in der Projektdefinition festgelegte erforderliche Qualität

Projektmanagementbüro (PMO): eine Abteilung, die eine Organisation einrichten kann, um die Standardpraktiken für das Projektmanagement festzulegen und aufrechtzuerhalten. Durch die Einführung standardisierter und wiederholbarer Praktiken strebt das PMO die Verbesserung des Erfolgs der Projekte einer Organisation an. Das PMO ist auch die Quelle für Dokumentation, Anleitungen und Metriken zum Projektmanagement. Es kann auch für die zentrale Verwaltung von Projekten unter seiner Aufsicht verantwortlich sein und der Führungsebene einer Organisation bei der Bewertung vorgeschlagener strategischer Projekte helfen.

Projektmanagement-Experte (PMP): eine Zertifizierung im Projektmanagement, die vom Projektmanagement-Institut angeboten wird.

Projektmanager: eine temporäre Position, die von der Person innegehabt wird, die für den gesamten Projektmanagementprozess und letztlich für den Erfolg des Projekts verantwortlich ist. Der Projektmanager hat folgende Verantwortlichkeiten:

• Prozessverantwortlichkeiten
  • Identifiziert, verfolgt, verwaltet und löst Projektprobleme.
  • Verteilt proaktiv Projektinformationen an alle Beteiligten.
  • Identifiziert, verwaltet und mindert Projektrisiken.
  • Stellt sicher, dass die Lösung eine akzeptable Qualität aufweist.
  • Verwaltet proaktiv den Umfang, um sicherzustellen, dass nur das geliefert wird, was vereinbart wurde, es sei denn, Änderungen werden durch die Umfangssteuerung genehmigt.
  • Definiert und sammelt Metriken, um den Fortschritt des Projekts zu messen.
  • Verwaltet den Gesamtzeitplan, um sicherzustellen, dass die Arbeit rechtzeitig und innerhalb des Budgets zugewiesen und abgeschlossen wird.
• Verantwortlichkeiten gegenüber Personen
  • Übernimmt die Rolle des Projektteamleiters. Projektführung besteht darin, die Vision des Projekts zu vermitteln und das Team dazu zu bringen, diese zu akzeptieren und danach zu streben, sie zu erreichen.
  • Stellt sicher, dass die Projektteammitglieder die Standardprozesse und Verfahren einhalten.
  • Setzt realistische, anspruchsvolle und klare Erwartungen an die Teammitglieder und hält sie für die Erfüllung dieser Erwartungen verantwortlich. Dazu gehört auch die Bereitstellung von konstruktivem Leistungsfeedback an die Teammitglieder.
  • Setzt Team-Entwicklungsfähigkeiten ein, damit die Mitarbeiter gut zusammenarbeiten und motiviert sind, für das Projekt und ihre Teamkollegen hart zu arbeiten.
  • Nutzt proaktive mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten, einschließlich guter, aktiver Zuhörtechniken.

Projektmethodik: eine Reihe spezifizierter Praktiken, Techniken und Regeln, die im Projektmanagement eingesetzt werden. Die am häufigsten verwendete Projektmethodik in den Vereinigten Staaten ist die vom Project Management Institute entwickelte Methode. Diese Methode besteht aus fünf Phasen:

1. Initiierung — beinhaltet die Analyse eines vorgeschlagenen Projekts, die Festlegung des vorläufigen Projektumfangs, die Erstellung des Projektcharter und die Genehmigung des Projektcharter durch den Sponsor.
2. Planung — beinhaltet die Erstellung des Projektmanagementplans einschließlich:
   • eine reife Arbeitspaketeinteilung
   • ein Projekt-Netzwerkdiagramm
   • ein Projektarbeitsplan
   • ein Risikomanagementplan
   • ein Projektkommunikationsplan
3. Ausführung — beinhaltet die Durchführung der Projektarbeit durch das Projektteam gemäß den Projektplänen.
4. Überwachung und Steuerung — beinhaltet die Messung des Fortschritts der während der Ausführungsphase eines Projekts durchgeführten Arbeit, um sicherzustellen, dass das Projektteam die Leistungsziele erreicht, und die Durchführung von Korrekturmaßnahmen, falls erforderlich, um die Projektziele zu erreichen.
5. Abschluss — beinhaltet alle Prozesse, die erforderlich sind, um Projektaktivitäten zu beenden und die Produkte und Dienstleistungen, die durch das Projekt erstellt wurden, an die operative Ebene zu übertragen. Dazu gehört auch die Dokumentation der aus dem Projekt gewonnenen Erkenntnisse und die Archivierung der Projektunterlagen.

Für einige Projekte werden diese Phasen als separate Teilprojekte durchgeführt. Zum Beispiel können die fünf Phasen in drei getrennte Teilprojekte aufgeteilt werden, die in folgender Reihenfolge durchgeführt werden:

1. Initiierung
2. Planung
3. Ausführung, Überwachung und Steuerung sowie Abschluss

Am Ende jedes Teilprojekts wird die zuständige organisatorische Führung entscheiden, ob das Projektteam das nächste vorgeschlagene Teilprojekt durchführen soll.

Projektmetriken: eine Möglichkeit, zu messen, ob ein Projekt termingerecht und innerhalb des Budgets entwickelt wird, indem der Fortschritt der Projektmeilensteine verfolgt wird.

Projektmeilenstein: ein terminierter Ereignis, das die Fertigstellung eines Hauptliefergegenstands oder einer Gruppe verwandter Liefergegenstände für ein Projekt markiert.

Projektnetzwerkdiagramm: ein schematisches Diagramm, das die Reihenfolge der Aufgaben eines Projekts darstellt, in der sie abgeschlossen werden sollen, sowie die Abhängigkeiten zwischen den Projektarbeiten.

Projektziel: beschreibt das geschäftliche Ziel, das das Projekt ansprechen möchte; erläutert, wie das Projekt Wert für die Organisation schaffen wird und welche strategischen Prioritäten berücksichtigt werden.

Projektphase: eine Reihe logisch verbundener Projektaktivitäten, um die Fertigstellung eines Hauptliefergegenstands zu erreichen. Phasen werden normalerweise nacheinander abgeschlossen, können aber manchmal auch überlappen.

Projektportfolio: eine Sammlung von Projekten, die zusammengefasst werden, um die strategischen geschäftlichen Ziele einer Organisation zu erreichen.

Projektanforderung: eine Funktion oder Bedingung, die von einem Produkt, einer System oder einem Dienst erfüllt werden muss, wie in den Projektplänen und Verträgen festgelegt.

Projektumfang: definiert die Grenzen des Projekts. Der Umfang beschreibt, was geliefert wird, wo, wann und wie. Er beschreibt die Dienstleistungen, Funktionen, Systeme, Lösungen oder physischen Produkte, für die der Auftraggeber die Übergabe übernimmt. Der Umfang sollte enthalten:

• die Hauptziele, die das Projekt erreichen soll
• die entscheidenden zeitlichen, finanziellen, technischen und rechtlichen Beschränkungen
• die wesentlichen Annahmen

Projektstatusbericht: teilt den Status eines Projekts mit. Dieser Bericht ist ein Instrument für Projektmanager, um:

• die Interessenten über den Fortschritt des Projekts zu informieren
• Probleme zu melden
• bei Bedarf Unterstützung anzufordern

Projektstatusberichte werden normalerweise wöchentlich oder alle zwei Wochen erstellt und verteilt.

Projektteam: eine Gruppe von Personen, die gemeinsam ein gemeinsames Ziel verfolgen, die erfolgreiche Durchführung eines Projekts. Typischerweise besteht ein Projektteam aus einem Projektmanager und einem oder mehreren Fachexperten, die in drei bis zwölf Kern- und Erweiterungsteams aufgeteilt sind.

• Kernmitglied des Teams: besitzt normalerweise einen oder mehrere Projektliefergegenstände und ist dem Projekt vollzeit verpflichtet.
• Erweiterungsmember des Teams: bietet zeitweise Unterstützung für bestimmte Projektarbeiten.

RACI-Diagramm: ein Diagramm zur Dokumentation der Rollen und Verantwortlichkeiten für ein Projekt. Es beschreibt, was getan werden soll und durch wen. Der Begriff RACI ist ein Akronym, das auf die vier unterschiedlichen Verantwortungsebenen basiert, die das Diagramm definiert:

• Verantwortlich
• Verantwortlich (für die Entscheidung)
• Konsultiert
• Informiert

RADIO-Liste: ein Dokument, das während einer Projektbesprechung verwendet wird, um Probleme zu erfassen, die während der Besprechung nicht gelöst werden können, aber von dem Projektteam erinnert und bearbeitet werden sollten. Der Begriff RADIO ist ein Akronym für die fünf Kategorien, die zur Klassifizierung der Probleme verwendet werden:

• Risiken
• Annahmen
• Definitionen
• Probleme
• Chancen

Reserve: ein Teil des Projektbudgets, der vom Projektmanager und Sponsor reserviert wird, um Projektrisiken zu mindern.

Risiko: ein unsicheres Ereignis oder Zustand, das bei Eintritt eine negative Wirkung auf die Ziele eines Projekts hat. Das Projektteam entwickelt Pläne zur Identifizierung und Minderung von Risiken basierend auf der Wahrscheinlichkeit und dem Ausmaß der Ereignisse.

Risikobewertung: die Feststellung des quantitativen oder qualitativen Wertes eines Risikos im Zusammenhang mit einer bestimmten Situation und einer identifizierten Bedrohung für das Projekt. Die Risikobewertung ist ein häufiger erster Schritt im Risikomanagementprozess.

Risikomanagement: ein strukturierter Ansatz zur Bewältigung von Projektunsicherheiten durch eine Reihe von Aktivitäten, darunter Risikoidentifikation und -bewertung. Projektteammitglieder entwickeln Strategien zur Bewältigung und Minderung von Risiken basierend auf der Wahrscheinlichkeit des Eintretens des Risikos und dem Ausmaß der Auswirkungen auf das Projekt, falls das Risiko eintritt. Diese Risikomanagementstrategien umfassen:

• Übertragung des Risikos auf eine andere Partei
• Vermeidung des Risikos
• Minderung der negativen Auswirkungen des Risikos.
• Annahme einiger oder aller Konsequenzen eines bestimmten Risikos

Risikoregister (Risikotagebuch): ein Werkzeug, das häufig bei der Projektplanung verwendet wird und Informationen zu allen vom Projektteam identifizierten Projekt-Risiken enthält, darunter:

• eine Beschreibung der Risiken
• eine Zusammenfassung der Risikoanalyse, einschließlich der Wahrscheinlichkeit des Eintretens des Risikos und der Auswirkungen auf das Projekt, falls es eintritt
• Pläne zur Reaktion auf das Risiko

Sponsor: die Person, die über die endgültige Autorität über das Projekt verfügt. Der Sponsor stellt Projektfinanzierung bereit, klärt Probleme und Änderungen des Umfangs, genehmigt wichtige Ergebnisse und gibt strategische Leitlinien. Die Rolle des Sponsors endet, wenn das Projekt abgeschlossen ist. Praktisch gesehen benötigt der Projekt-Sponsor die Projektergebnisse und stellt in der Regel die Finanzierung zur Erledigung der Aufgabe bereit. Bei intern getriebenen Projekten zahlt der Sponsor möglicherweise nicht direkt für das Projekt, wird aber als Eigentümer des Projekts zusammen mit den eingesetzten Ressourcen anerkannt. Der Projektmanager setzt sich mit dem Projekt-Sponsor in Verbindung, um die erforderliche Unterstützung zur Beschaffung der benötigten Ressourcen und zur Bewältigung der Projekt-Politik, insbesondere der Vereinbarung der Anforderungen der Stakeholder, zu erhalten.

Interessent: jede Person oder Gruppe, die von der Durchführung sowie dem Erfolg oder Misserfolg eines Projekts betroffen ist. Dazu gehören Teammitglieder, Ressourceninhaber, Endnutzer und Betreiber der Projektresultate. Der Sponsor eines Projekts ist der wichtigste Interessent.

Erfolgsmessung: ein Maßstab, der dem Projektteam hilft zu bestimmen, ob die Projektresultate die Erwartungen der Stakeholder erfüllen. Diese Maßstäbe können auch zur Beurteilung des Umfangs, der Kosten und des Liefertermins herangezogen werden. Ein gut gestaltetes Set von Erfolgsmessungen kann dem Team frühzeitig Hinweise auf auftretende Probleme geben, sodass Maßnahmen ergriffen werden können, um diese zu mindern.

Aufgabe: eine Maßnahme, die erforderlich ist, um ein Projektziel zu erreichen. Die Arbeit, die zur Erreichung einer Aufgabe erforderlich ist, wird weiter in Aktivitäten unterteilt.

Aufgabenabhängigkeit: bezieht sich darauf, ob eine Aufgabe unabhängig durchgeführt werden kann oder erst nach Abschluss oder Beginn einer anderen Aufgabe erfolgen muss. Zum Beispiel müssen Sie ein Glas und eine Wasserquelle haben, bevor Sie ein Glas Wasser gießen können.

Drei-Faktoren-Modell: ein gängiges Modell zur Betrachtung der relativen Priorität und der Wechselwirkung der Projektbeschränkungen Zeit, Kosten und Umfang. Der Sponsor legt die Priorität jeder dieser Beschränkungen in einem Projekt fest.

Arbeitspaketstruktur (WBS): ein Projektmanagement-Tool, das verwendet wird, um den gesamten Projektumfang in handhabbare Arbeitspakete zu unterteilen. Es wird typischerweise als Gliederungsstruktur oder Baumdiagramm dargestellt. Die höheren Ebenen einer WBS beschreiben Ergebnisse und geplante Ergebnisse, während die niedrigste Ebene der WBS die Aufgaben beschreibt, die zur Erreichung der Ergebnisse erforderlich sind. Die Arbeitspaketstruktur wird verwendet, um den Arbeitsplan zu erstellen.

Arbeitsplan: ein Projekt-Dokument, das die Meilensteine, Aufgaben, Aktivitäten, Ergebnisse und verwandte Informationen beschreibt, die für das Projekt von Bedeutung sind. Diese zentralen Elemente eines Projekt-Arbeitsplans müssen termingerecht und innerhalb des Budgets abgeschlossen werden, damit das Projekt erfolgreich ist, und erfordern daher eine Überwachung durch den Projektmanager und die Stakeholder. Der Status des Projekt-Arbeitsplans wird im Projektstatusbericht berichtet.