Słownik zarządzania projektami

Kryteria akceptacji: te kryteria, w tym wymagania dotyczące wydajności i warunki istotne, które muszą zostać spełnione przed akceptacją wyników projektu.

Czynność: działanie konieczne do osiągnięcia zadania projektowego i najmniejsza jednostka pracy projektowej.

Założenia: czynniki, które z punktu widzenia planowania projektu są uznawane za prawdziwe i nie wymagają dowodu.Budżet: zaakceptowana szacunkowa kwota finansowania potrzebna do zakończenia pełnego zakresu prac projektowych opisanych w strukturze rozkładu prac.

Przypadek biznesowy: dokument pisemny opisujący powody rozpoczęcia projektu; opisuje również zasoby, takie jak pieniądze, czas pracy personelu i sprzęt, które są potrzebne do osiągnięcia określonych celów biznesowych.

Kontrola zmian: proces identyfikowania, dokumentowania, zatwierdzania lub odrzucania zmian w planie projektu.

Plan zarządzania komunikacją: dokument opisujący potrzeby komunikacji w projekcie. Opisuje:

• jak, kiedy i w jakiej formie będzie dystrybuowana informacja projektowa
• kto otrzyma informację i jakie jej rodzaje otrzyma.
• kto jest odpowiedzialny za przygotowanie informacji

Ograniczenie: ograniczenie, które jest albo wewnętrzne, albo zewnętrzne wobec projektu i ogranicza jego wydajność. Na przykład ustalona kwota pieniędzy przeznaczona na budżet projektu to ograniczenie kosztów, a ustalony termin, do którego projekt musi zostać zakończony, to ograniczenie czasu.

Ścieżka krytyczna: łańcuch połączonych zależnych zadań projektowych w diagramie sieciowym projektu, który ma najdłuższy czas wymagany do zakończenia. Data zakończenia projektu jest określona przez zadania tworzące tę krytyczną łańcuch zadań. Każka zmiana czasu wymaganego do zakończenia zadania na krytycznej ścieżce wpłynie na ogólny termin zakończenia projektu.

Rozkład: metoda planowania, która dzieli zakres projektu i wyniki na mniejsze, łatwiejsze do zarządzania części, aż do momentu, gdy praca związana z każdą z tych części zostanie szczegółowo określona, tak aby członkowie zespołu projektowego mogli wykonać, monitorować i kontrolować wszystkie zadania wymagane do spełnienia zakresu projektu.

Wynik końcowy: dowolny mierzalny, materialny, weryfikowalny wynik, rezultat lub przedmiot, który musi zostać wytworzony w celu ukończenia punktu kontrolnego projektu.

Czas trwania: okres czasu, w którym zadanie jest wykonywane. Czas trwania zadania może zależeć lub nie zależeć od zasobów przypisanych do jego wykonania. Jeśli zadanie ma ustalony czas trwania, jego czas trwania nie jest wpływany ilością zasobów przypisanych do zadania.

Zapas (nadmiar): ilość czasu, przez którą zadanie w diagramie sieciowym projektu może zostać opóźnione bez spowodowania opóźnienia:

• zadania następne (zapas wolny)
• termin zakończenia projektu (zapas całkowity)

Czynność, której całkowity czas zapasowy wynosi zero, nazywana jest „krytyczną czynnością”, co oznacza, że opóźnienie w czasie zakończenia tej czynności spowoduje opóźnienie całego projektu o tą samą ilość czasu.

Grupa fokusu: forma badań jakościowych, w której grupa ludzi jest pytana o takie kwestie, jak problemy biznesowe lub funkcjonalność określonej usługi lub produktu.

Wykres Gantta: popularny rodzaj wykresu słupkowego ilustrującego harmonogram projektu. Wykresy Gantta przedstawiają daty rozpoczęcia i zakończenia elementów końcowych oraz elementów podsumowujących projektu. Zadania i punkty kontrolne na wykresie Gantta pochodzą z struktury rozkładu prac projektu. Niektóre wykresy Gantta pokazują również relacje zależności między czynnościami i mogą być używane do przedstawienia aktualnego stanu harmonogramu projektu.

Opóźnienie: ilość czasu, która upływa po rozpoczęciu lub zakończeniu jednej czynności, zanim może zostać rozpoczęta lub zakończona następna czynność.

Uczenie się z doświadczenia: nauczanie się wynikające z procesu wykonywania projektu. Uczymy się w każdej fazie projektu i powinniśmy dokumentować te wnioski, aby inne zespoły projektowe mogły skorzystać z zdobytej wiedzy.

Punkt kontrolny: zatwierdzony wydarzenie oznaczające zakończenie istotnego dostarczalnego elementu lub zestawu powiązanych elementów dostarczalnych. Zazwyczaj projekt dzieli się na pięć do dziesięciu głównych punktów kontrolnych. Każdy punkt kontrolny ma przypisany element dostarczalny i datę zakończenia, a w opisie elementu dostarczalnego znajdują się kryteria akceptacji.

Zarządzanie portfelem: centralizowane zarządzanie jednym lub więcej portfelami projektów, obejmujące identyfikację, priorytetyzację, autoryzację, zarządzanie i kontrolę projektów w celu osiągnięcia określonych celów organizacyjnych.

Program: grupa powiązanych projektów zarządzanych w sposób skoordynowany w celu osiągnięcia korzyści, które nie mogłyby zostać osiągnięte przez zarządzanie nimi oddzielnie.

Stopniowe dopracowanie: proces ciągłego ulepszania i dopracowywania planu projektu w miarę pojawiania się nowych informacji dla zespołu projektowego. Ten proces iteracyjny pozwala zespołowi projektowemu tworzyć lepsze szacunki i bardziej kompletny plan w miarę postępu projektu.

Projekt: tymczasowe i jednorazowe przedsięwzięcie, które ma następujące pięć cech:

• jest jednorazowym wydarzeniem
• tworzy unikalne produkty lub usługi
• ma ograniczenia czasowe i kosztowe
• jest realizowane zgodnie z określonymi specyfikacjami (wymaganiami)
• ma wyznaczony początek i koniec
• zużywa zasoby (np. pieniądze, ludzie, materiały i sprzęt)

Raport akceptacji projektu: dokument używany do potwierdzenia, że elementy dostarczalne projektu, jak określono w deklaracji projektu, spełniają określone kryteria akceptacji opisane w deklaracji. Oficjalny klient projektu ocenia i zatwierdza każdy element dostarczalny.

Deklaracja projektu: stwierdzenie zakresu, celów i uczestników projektu. Zapewnia:

• opis celów projektu
• lista założeń projektu
• opis zakresu projektu
• lista kluczowych punktów kontrolnych projektu
• lista kluczowych stakeholderów projektu
• opis ról i odpowiedzialności członków zespołu projektowego oraz innych kluczowych stakeholderów
• opis finansowania projektu i innych zasobów
• lista ryzyk projektu na wysokim poziomie
• uprawnienia menedżera projektu
• zatwierdzenie charteru przez sponsora projektu

Charter jest podpisany przez sponsora w celu zatwierdzenia rozpoczęcia projektu i wykorzystania określonych zasobów.

Zarządzanie projektami: dziedzina organizowania i zarządzania zasobami (np. ludźmi, pieniędzmi, materiałami i sprzętem) w taki sposób, aby projekt spełniał:

• zdefiniowany zakres projektu
• ograniczenia czasowe i kosztowe
• wymagania funkcjonalne i specyfikacje techniczne
• oczekiwania klientów
• wymagana jakość określona w zakresie projektu

Biuro Zarządzania Projektami (PMO): dział, który organizacja może utworzyć w celu zdefiniowania i utrzymania standardowych praktyk stosowanych w zarządzaniu projektami. Wprowadzając znormalizowane i powtarzalne praktyki, PMO dąży do poprawy sukcesu projektów organizacji. PMO jest również źródłem dokumentacji, wytycznych i metryk dotyczących praktyk zarządzania projektami. Może również odpowiadać za centralne zarządzanie projektami pod jego nadzorem oraz pomagać liderom organizacji w ocenie proponowanych projektów strategicznych.

Profesjonalista Zarządzania Projektami (PMP): certyfikat z zarządzania projektami oferowany przez Instytut Zarządzania Projektami.

Menadżer projektu: pozycja tymczasowa zajmowana przez osobę odpowiedzialną za całościowy proces zarządzania projektami i w końcu za sukces projektu. Menadżer projektu ma następujące obowiązki:

• Obowiązki procesowe
  • Identyfikuje, śledzi, zarządza i rozwiązuje problemy projektu.
  • Proaktywnie rozpowszechnia informacje o projekcie wszystkim stakeholderom.
  • Identyfikuje, zarządza i ogranicza ryzyko projektu.
  • Zapewnia, że rozwiązanie ma akceptowalną jakość.
  • Proaktywnie zarządza zakresem, aby upewnić się, że dostarczane są tylko te elementy, które zostały umówione, chyba że zmiany zostały zatwierdzone poprzez zarządzanie zakresem.
  • Określa i zbiera metryki do pomiaru postępów projektu.
  • Zarządzanie ogólnym harmonogramem w celu zapewnienia, że prace są przydzielone i zakończone terminowo oraz w ramach budżetu.
• Odpowiedzialności związane z ludźmi
  • Stanowi lider zespołu projektowego. Liderowanie projektu polega na przekazywaniu wizji projektu i zmuszaniu zespołu do jej akceptacji oraz dążenia do jej osiągnięcia.
  • Zapewnia, że członkowie zespołu projektowego przestrzegają standardowych procesów i procedur.
  • Ustala realistyczne, wyzwalające i jasne oczekiwania wobec członków zespołu i odpowiada za ich spełnienie. Obejmuje to udzielanie skutecznego zwrotu informacji o wydajności członkom zespołu.
  • Wykorzystuje umiejętności budowania zespołu, aby ludzie dobrze współpracowali i czuli się motywowani do ciężkiej pracy na rzecz projektu i swoich kolegów z zespołu.
  • Wykorzystuje proaktywne umiejętności komunikacji mówionej i pisanej, w tym dobre, aktywne umiejętności słuchania.

Metodologia projektu:zestaw określonych praktyk, technik i zasad stosowanych w zarządzaniu projektami. Najczęściej stosowaną metodologią projektową w Stanach Zjednoczonych jest ta stworzona przez Instytut Zarządzania Projektami. Ta metodologia składa się z pięciu faz:

1. Wprowadzenie— obejmuje analizę zaproponowanego projektu, określenie wstępnej objętości projektu, przygotowanie dokumentu projektu oraz jego zatwierdzenie przez sponsora.
2. Planowanie— obejmuje tworzenie planu zarządzania projektem, w tym:
   • dojrzała struktura rozkładu pracy
   • diagram sieciowy projektu
   • harmonogram pracy projektu
   • plan zarządzania ryzykiem
   • plan komunikacji projektowej
3. Realizacja— obejmuje wykonywanie przez zespół projektowy prac zgodnie z planami projektu.
4. Monitorowanie i kontrola— obejmuje pomiar postępów prac wykonywanych w trakcie fazy realizacji projektu w celu zapewnienia, że zespół projektowy osiąga cele wydajności i podejmowania działań korygujących, gdy to konieczne, w celu osiągnięcia celów projektu.
5. Zakończenie— obejmuje wszystkie procesy wymagane do zakończenia działań projektowych i przekazania produktów i usług stworzonych przez projekt do działalności operacyjnej. Obejmuje również dokumentowanie nabytych doświadczeń z projektu i archiwizację dokumentacji projektu.

W przypadku niektórych projektów te fazy są realizowane jako oddzielne podprojekty. Na przykład pięć faz może zostać podzielonych na trzy oddzielne podprojekty realizowane w następującej kolejności:

1. Wprowadzenie
2. Planowanie
3. Realizacja, monitorowanie i kontrola oraz zakończenie

Na końcu każdego podprojektu odpowiedni liderzy organizacyjni zdecydują, czy zespół projektowy powinien przystąpić do następnego zaproponowanego podprojektu.

Metryki projektu:sposób pomiaru, czy projekt jest realizowany w terminie i w budżecie, poprzez śledzenie postępów w realizacji kluczowych etapów projektu.

Kluczowy etap projektu:zaplanowane wydarzenie oznaczające zakończenie istotnego produktu końcowego lub zestawu powiązanych produktów końcowych projektu.

Diagram sieciowy projektu:schemat przedstawiający kolejność wykonywania zadań projektu oraz zależności między zadaniami projektowymi.

Cel projektu:opisuje cel biznesowy, który projekt ma zrealizować; wyjaśnia, jak projekt przyniesie wartość organizacji i jakie cele strategiczne są realizowane.

Faza projektu:zbiór logicznie powiązanych działań projektowych, które mają na celu ukończenie istotnego produktu końcowego projektu. Fazy są zazwyczaj realizowane sekwencyjnie, ale czasem się nakładają.

Portfel projektów:zbiorowisko projektów, które są ze sobą połączone w celu osiągnięcia celów strategicznych organizacji.

Wymóg projektu:funkcja lub warunek, który musi być spełniony przez produkt, system lub usługę, zgodnie z planami i umowami projektu.

Zakres projektu:określa granice projektu. Zakres opisuje, co zostanie dostarczone, gdzie, kiedy i jak. Opisuje usługi, funkcje, systemy, rozwiązania lub produkty tangiblene, dla których sponsor przyjmie dostawę. Zakres powinien zawierać:

• główne cele, które projekt ma osiągnąć
• kluczowe ograniczenia czasowe, finansowe, techniczne i prawne
• istotne założenia

Raport o stanie projektu:przekazuje stan projektu. Ten raport jest narzędziem dla menedżerów projektu, aby:

• informować stakeholderów o postępach w projekcie
• wskazywać problemy
• prosić o pomoc, gdy to konieczne

Raporty o stanie projektu są zazwyczaj przygotowywane i dystrybuowane co tydzień lub co dwa tygodnie.

Zespół projektowy:grupa ludzi pracujących razem nad wspólnym celem – realizacją pomyślnego projektu. Zazwyczaj zespół projektowy składa się z menedżera projektu i jednego lub więcej ekspertów w zakresie tematycznym, podzielonych na trzech do dwunastu członków podstawowych i rozszerzonych.

• Członek zespołu podstawowego: zazwyczaj odpowiada za jeden lub więcej produktów końcowych projektu i jest całkowicie poświęcony projektowi.
• Członek zespołu rozszerzonego: udziela wsparcia na czas częściowy dla określonych zadań projektowych.

Wykres RACI: wykres służący do dokumentowania ról i odpowiedzialności w projekcie. Opisuje, co powinno zostać wykonane i przez kogo. Termin RACI to akronim oparty na czterech różnych poziomach odpowiedzialności, które wykres definiuje:

• Odpowiedzialny
• Zaangażowany
• Konsultowany
• Informowany

Lista RADIO: dokument używany podczas spotkania projektowego do zapisania problemów, które nie mogą zostać rozwiązane w trakcie spotkania, ale powinny zostać zapamiętane i rozwiązane przez zespół projektowy. Termin RADIO to akronim dla pięciu kategorii używanych do klasyfikacji problemów:

• Ryzyka
• Założenia
• Zdefiniowania
• Problemy
• Okazje

Rezerwa: część budżetu projektu zarezerwowana przez menedżera projektu i sponsorów w celu zmniejszenia ryzyka projektu.

Ryzyko: niepewny wydarzenie lub stan, który w przypadku wystąpienia ma negatywny wpływ na cele projektu. Zespół projektowy opracowuje plany identyfikacji i ograniczania ryzyk na podstawie prawdopodobieństwa i skutków zdarzeń.

Ocena ryzyka: określenie wartości ilościowej lub jakościowej ryzyka związanej z określoną sytuacją i wyznaczoną zagrożeniem dla projektu. Ocena ryzyka to typowy pierwszy krok w procesie zarządzania ryzykiem.

Zarządzanie ryzykiem: strukturalny podejście do zarządzania niepewnością projektu poprzez sekwencję działań, w tym identyfikację i ocenę ryzyka. Członkowie zespołu projektowego opracowują strategie zarządzania i ograniczania ryzyk na podstawie prawdopodobieństwa wystąpienia ryzyka i skutków dla projektu w przypadku jego wystąpienia. Te strategie zarządzania ryzykiem obejmują:

• przekazanie ryzyka innej stronie
• unikanie ryzyka
• redukcja negatywnego skutku ryzyka.
• przyjęcie części lub wszystkich skutków danego ryzyka

Rejestr ryzyk (dziennik ryzyk): narzędzie często używane w planowaniu projektu, które zawiera informacje o wszystkich ryzykach projektu identyfikowanych przez zespół projektowy, w tym:

• opis ryzyk
• podsumowanie analizy ryzyka, w tym prawdopodobieństwo jego wystąpienia i skutki dla projektu w przypadku jego wystąpienia
• plan odpowiedzi na ryzyko

Sponsor: osoba, która ma ostateczną władzę nad projektem. Sponsor zapewnia finansowanie projektu, rozwiązuje problemy i zmiany zakresu, zatwierdza istotne wyniki projektu oraz udziela kierunku na najwyższym poziomie. Stanowisko sponsora kończy się po zakończeniu projektu. W praktyce sponsor potrzebuje wyników projektu i zazwyczaj zapewnia finansowanie, by zadanie zostało wykonane. W przypadku projektów prowadzonych wewnętrznie sponsor może nie finansować projektu, ale jest uznawany za jego właściciela wraz z zatrudnionymi zasobami. Menadżer projektu polega na sponsorze, by zapewnić potrzebne wsparcie w zakupie zasobów i pomóc w przebraniu polityki projektu, szczególnie w łączeniu wymagań interesariuszy.

Interesariusz: każda osoba lub grupa, która jest dotknięta realizacją projektu oraz jego sukcesem lub porażką. Do tej grupy zaliczają się członkowie zespołu, właściciele zasobów, użytkownicy końcowi oraz właściciele operacyjne wyników projektu. Sponsor projektu jest najważniejszym interesariuszem.

Miara sukcesu: miara pomagająca zespołowi projektowemu ocenić, czy wyniki projektu spełnią oczekiwania interesariuszy. Te miary mogą również służyć do oceny stanu zakresu, kosztów i terminu dostarczenia. Poprawnie zaprojektowany zestaw miar sukcesu może dostarczyć zespołowi wczesne ostrzeżenie o pojawiających się problemach, aby można było podjąć działania mające na celu ich ograniczenie.

Zadanie: działanie konieczne do osiągnięcia celu projektu. Praca wymagana do wykonania zadania jest dalej podzielona na czynności.

Zależność zadania: odnosi się do tego, czy zadanie może być wykonane niezależnie, czy musi czekać na wykonanie innego zadania lub jego rozpoczęcie. Na przykład, zanim możesz nalać szklankę wody, musisz mieć szklankę i źródło wody.

Trzy ograniczenia: powszechny model służący do analizy względnej priorytetowości i wzajemnej zależności ograniczeń projektu, takich jak czas, koszt i zakres. Sponsor określa priorytet każdego z tych ograniczeń w projekcie.

Struktura rozkładu pracy (WBS): narzędzie zarządzania projektami używane do podziału całkowitego zakresu projektu na zarządzalne fragmenty pracy. Zazwyczaj przedstawia się go jako szkic lub diagram drzewa. Wyższe poziomy WBS opisują wyniki i planowane efekty, a najniższy poziom WBS opisuje zadania wymagane do ukończenia wyników i efektów. Struktura rozkładu pracy służy do tworzenia harmonogramu pracy.

Harmonogram pracy: dokument projektu opisujący cele, zadania, czynności, wyniki i inne istotne informacje dotyczące projektu. Te kluczowe elementy harmonogramu pracy muszą zostać ukończone na czas i w budżecie, aby projekt mógł się udać, dlatego wymagają monitorowania przez menadżera projektu i interesariuszy. Stan harmonogramu pracy jest raportowany w raporcie o stanie projektu.