Zrozumienie podstawowych elementów i kluczowych koncepcji BPMN

Model i notacja procesu biznesowego (BPMN) to standardowy graficzny sposób przedstawiania używany do modelowania procesów biznesowych. Zapewnia język wizualny, który jest łatwo zrozumiały dla wszystkich stakeholderów, od analityków biznesowych po programistów technicznych. Niniejszy artykuł szczegółowo omówi podstawowe elementy i kluczowe koncepcje BPMN, używając strukturalnej tabeli do ilustracji tych komponentów.

Podstawowe elementy BPMN

BPMN składa się z czterech głównych kategorii: obiektów przepływu, obiektów łączących, korytarzy i artefaktów. Każda kategoria zawiera określone elementy pomagające w definiowaniu i wizualizowaniu procesów biznesowych.

1. Obiekty przepływu

Obiekty przepływu to podstawowe elementy definiujące zachowanie procesu biznesowego. Zawierają one:

• Zdarzenia: Reprezentowane przez okręgi, zdarzenia wskazują na coś, co dzieje się w trakcie procesu. Istnieją trzy rodzaje zdarzeń:
  • Zdarzenie startowe: Oznacza początek procesu.
  • Zdarzenie pośrednie: Dzieje się między zdarzeniem startowym a końcowym.
  • Zdarzenie końcowe: Oznacza zakończenie procesu.
• Zadania: Reprezentowane przez zaokrąglone prostokąty, zadania to zadania wykonywane w trakcie procesu. Istnieją dwa rodzaje zadań:
  • Zadanie: Jednostka pracy.
  • Podproces: Proces, który można podzielić na mniejsze zadania.
• Bramki: Reprezentowane przez romby, bramki kontrolują przepływ procesu na podstawie warunków. Określają drogę, którą przejdzie proces, na podstawie określonych kryteriów.

2. Obiekty łączące

Obiekty łączące definiują relacje między obiektami przepływu. Zawierają one:

• Przepływ sekwencyjny: Reprezentowane przez pełne strzałki, przepływy sekwencyjne wskazują kolejność wykonywania zadań. Łączą obiekty przepływu, aby pokazać sekwencję działań.
• Przepływ komunikatów: Reprezentowane przez kreskowane strzałki, przepływy komunikatów wskazują wymianę wiadomości między różnymi uczestnikami (pools) w procesie. Łączą obiekty przepływu między różnymi poolami.
• Połączenie: Reprezentowane linią kropkowaną, połączenia łączą artefakty lub tekst z obiektami przepływu, aby dostarczyć dodatkowe informacje.

3. Płynne pasy

Płynne pasy służą do organizowania i kategoryzowania działań w ramach procesu. Obejmują one:

• Basen: Reprezentuje głównych uczestników w procesie biznesowym. Basen może zawierać jeden lub więcej pasów.
• Pasy: Podział w ramach basenu, który reprezentuje różne role, działy lub funkcje. Pasy pomagają w organizowaniu działań w ramach basenu.

4. Artefakty

Artefakty dostarczają dodatkowe informacje o procesie. Obejmują one:

• Obiekt danych: Reprezentuje informacje lub dane wymagane lub produkowane przez proces. Obiekty danych mogą być wejściami, wyjściami lub odwołaniami.
• Grupa: Reprezentowane przerywaną, zaokrągloną prostokątem, grupa służy do kategoryzowania działań, które nie są częścią przepływu sekwencyjnego. Daje wizualny sygnał do grupowania powiązanych działań.
• Adnotacja: Reprezentowane polem tekstowym, adnotacje dostarczają dodatkowe informacje o procesie. Są połączone z obiektami przepływu za pomocą połączeń.

Kluczowe koncepcje BPMN

1. Przepływ procesu

Przepływ procesu to sekwencja działań i zdarzeń, które definiują proces biznesowy. Zaczyna się od zdarzenia startowego i kończy się zdarzeniem końcowym. Przepływ sekwencyjny łączy działania i bramki, aby pokazać kolejność wykonywania.

2. Wymiana wiadomości

Wymiana wiadomości ma miejsce, gdy różne uczestnicy (baseny) muszą ze sobą komunikować się. Przepływy wiadomości łączą obiekty przepływu między różnymi basenami, aby pokazać wymianę informacji.

3. Przyjmowanie decyzji

Przyjmowanie decyzji jest kontrolowane przez bramki. Bramki określają drogę, którą przejdzie proces, na podstawie określonych warunków. Mogą one rozdzielać lub łączyć przepływ procesu na podstawie oceny warunków.

4. Obsługa danych

Obsługa danych jest reprezentowana przez obiekty danych. Obiekty danych pokazują informacje wymagane lub produkowane przez proces. Mogą one być wejściami, wyjściami lub odwołaniami do danych używanych w procesie.

5. Organizacja

Organizacja jest reprezentowana przez płynne pasy. Płynne pasy pomagają w organizowaniu działań w ramach basenu, kategoryzując je według różnych ról, działów lub funkcji. Daje to jasne wizualne przedstawienie odpowiedzialności w ramach procesu.

6. Dodatkowe informacje

Dodatkowe informacje są dostarczane przez artefakty. Artefakty, takie jak adnotacje i grupy, dostarczają dodatkowe szczegóły dotyczące procesu. Adnotacje oferują wyjaśniający tekst, a grupy kategoryzują powiązane działania.

Przykładowy scenariusz procesu biznesowego: Proces zamówienia dostawy wody

Opis scenariusza

Na rysunku poniżejBPMNDiagram (Business Process Model and Notation) ilustruje proces zamawiania i dostarczania wody w butelkach z firmy „The Pure Aqua Bottled Water Company”. Ten scenariusz przejdzie przez kroki związane z składaniem zamówienia, weryfikacją danych klienta, organizacją dostawy i zakończeniem procesu dostawy.

Krok 1: Złożenie zamówienia

Zbiór klientów:

• Zdarzenie początkowe: Proces zaczyna się, gdy klient decyduje się złożyć zamówienie na wodę w butelkach.
• Zadanie: „Złożenie zamówienia” – Klient kontaktuje się z firmą „The Pure Aqua Bottled Water Company”, aby złożyć zamówienie. Według diagramu ponad 90% zamówień składa się telefonicznie, a pozostałe 10% e-mailem.

Krok 2: Weryfikacja tożsamości klienta

Zbiór asystentów obsługi klienta:

• Zadanie: „Weryfikacja tożsamości klienta” – Po otrzymaniu zamówienia asystent obsługi klienta weryfikuje tożsamość klienta. Ten krok zapewnia, że klient jest zarejestrowany w systemie.
• Brama: „Klient istnieje?” – Proces sprawdza, czy klient ma już konto.
  • JeśliTak, proces przechodzi do „Przekazania zamówienia.”
  • JeśliNie, proces przechodzi do „Utworzenia konta klienta.”

Krok 3: Utworzenie konta klienta (w razie potrzeby)

Zbiór asystentów obsługi klienta:

• Zadanie: „Utworzenie konta klienta” – Jeśli klient nie istnieje w systemie, asystent obsługi klienta tworzy nowe konto klienta. Obejmuje to zbieranie i zapisywanie danych klienta.
• Zadanie: „Przekazanie zamówienia” – Po utworzeniu konta klienta, zamówienie jest przekazywane do kolejnego etapu.

Krok 4: Przekazanie zamówienia

Zbiór asystentów obsługi klienta:

• Zadanie: „Przekazanie zamówienia” – zamówienie jest przekazywane menedżerowi działu logistyki. Ten krok obejmuje tworzenie zamówienia zakupowego, które jest przypisane do dalszego przetwarzania.

Krok 5: Zorganizowanie dostawy

Pula menedżerów działu logistyki:

• Zadanie: „Zorganizowanie dostawy” – menedżer działu logistyki otrzymuje zamówienie zakupowe i organizuje dostawę. Obejmuje to planowanie dostawy i przypisanie jej do pracownika.
• Zadanie: Zamówienie zakupowe jest oznaczone jako „Do dostarczenia.”

Krok 6: Dostarczenie wody

Pula pracowników:

• Zadanie: „Dostarczenie wody” – pracownik otrzymuje zamówienie zakupowe i przystępuje do dostarczenia wody w butelkach do lokalizacji klienta.
• Zdarzenie końcowe: Proces kończy się zakończeniem dostawy. Zamówienie zakupowe jest oznaczone jako „Zakończone.”

Wnioski

BPMN to potężne narzędzie do modelowania procesów biznesowych. Zrozumienie podstawowych elementów i kluczowych koncepcji BPMN pozwala tworzyć jasne i zwięzłe diagramy reprezentujące złożone procesy biznesowe. Strukturalna tabela elementów BPMN stanowi wizualny przewodnik po elementach BPMN, co ułatwia zrozumienie i zastosowanie tych koncepcji w własnych procesach biznesowych. Niezależnie od tego, czy jesteś analitykiem biznesowym, menedżerem procesów czy deweloperem technicznym, BPMN oferuje standardowy sposób modelowania i poprawy procesów biznesowych.

Linki powiązane

1. Profesjonalne narzędzie do modelowania procesów BPMN
2. Wypróbuj Visual Paradigm BEZPŁATNIE
3. Przegląd notacji BPMN
4. Wprowadzenie do BPMN część I
   
5. Część II – Płynne strefy
6. Część III – Przepływ i obiekty połączeniowe
7. Część IV – Dane i artefakty