Glosario de Gestión de Proyectos

Criterios de Aceptación: esos criterios, incluyendo los requisitos de desempeño y condiciones esenciales que deben cumplirse antes de que se acepten los entregables del proyecto.

Actividad: una acción necesaria para lograr una tarea del proyecto y es la unidad más pequeña del trabajo del proyecto.

Supuestos: factores que, para efectos de planificación del proyecto, se consideran verdaderos y no requieren prueba.Presupuesto: la estimación aprobada de financiamiento para completar el alcance completo del trabajo del proyecto descrito en la estructura de desglose del trabajo.

Caso de Negocios: un documento escrito que describe las razones para iniciar un proyecto; también describe los recursos, como dinero, tiempo de personal y equipo, que se requieren para alcanzar los objetivos comerciales específicos.

Control de Cambios: el proceso de identificar, documentar, aprobar o rechazar cambios al plan del proyecto.

Plan de Gestión de Comunicaciones: un documento que describe las necesidades de comunicaciones para un proyecto. Describe:

• cómo, cuándo y en qué forma se distribuirá la información del proyecto
• quién recibirá la información y los tipos que recibirán.
• quién es responsable de preparar la información

Restricción: una restricción que es interna o externa al proyecto y que limitará el desempeño del proyecto. Por ejemplo, una cantidad fija de dinero asignada para el presupuesto del proyecto es una restricción de costo, y una fecha establecida para la finalización del proyecto es una restricción de tiempo.

Ruta Crítica: la cadena de tareas del proyecto vinculadas y dependientes en un diagrama de red del proyecto que tiene el tiempo de finalización más largo requerido. La fecha de finalización de un proyecto está determinada por las tareas que forman esta cadena crítica. Cualquier cambio en el tiempo necesario para completar una tarea en la cadena crítica afectará la fecha de finalización general del proyecto.

Descomposición: un método de planificación que divide el alcance del proyecto y los entregables en partes más pequeñas y manejables, hasta que el trabajo asociado con cada parte se defina con suficiente detalle para que los miembros del equipo del proyecto puedan ejecutar, monitorear y controlar todas las tareas necesarias para cumplir con el alcance del proyecto.

Entregable: cualquier resultado, resultado tangible, verificable o artículo medible que deba producirse para completar un hito del proyecto.

Duración: el período de tiempo durante el cual se completa una tarea. La duración de una tarea puede depender o no de los recursos asignados para realizarla. Si una tarea tiene una duración fija, su duración no se ve afectada por la cantidad de recursos asignados a la tarea.

Flotante (holgura): la cantidad de tiempo que una tarea en un diagrama de red del proyecto puede retrasarse sin causar un retraso en:

• tareas posteriores (holgura libre)
• fecha de finalización del proyecto (holgura total)

Una actividad que tiene un float total igual a cero se dice que es una “actividad crítica”, lo que significa que un retraso en la fecha de finalización de esta actividad provocará que todo el proyecto se retrase por la misma cantidad de tiempo.

Grupo focal: una forma de investigación cualitativa en la que se pregunta a un grupo de personas sobre temas como los problemas empresariales o la funcionalidad de un servicio o producto específico.

Diagrama de Gantt: un tipo popular de diagrama de barras que ilustra un cronograma de proyecto. Los diagramas de Gantt muestran las fechas de inicio y finalización de los elementos terminales y los elementos resumen de un proyecto. Las tareas y hitos en el diagrama de Gantt se obtienen de la estructura de desglose de trabajo del proyecto. Algunos diagramas de Gantt también muestran las relaciones de dependencia entre actividades y pueden utilizarse para mostrar el estado actual del cronograma de un proyecto.

Retraso: la cantidad de tiempo que transcurre después de que se inicia o finaliza una tarea antes de que pueda iniciarse o finalizarse la siguiente tarea.

Lecciones aprendidas: el conocimiento obtenido durante el proceso de realizar un proyecto. Las lecciones pueden aprenderse en cualquier fase del proyecto y deben documentarse para que otros equipos de proyecto puedan beneficiarse del conocimiento adquirido.

Hitos: un evento programado que indica la finalización de un entregable principal o un conjunto de entregables relacionados. Normalmente, el proyecto se dividirá en cinco a diez hitos principales. Cada hito tiene un entregable y una fecha de finalización asociada, y tiene criterios de aceptación en la descripción del entregable.

Gestión de cartera: la gestión centralizada de una o más carteras de proyectos, que incluye la identificación, priorización, autorización, gestión y control de los proyectos, para alcanzar objetivos organizativos específicos.

Programa: un grupo de proyectos relacionados gestionados de manera coordinada para obtener beneficios que no podrían lograrse al gestionarlos por separado.

Elaboración progresiva: el proceso de mejorar y refinar continuamente un plan de proyecto a medida que se disponga de más información para el equipo del proyecto. Este proceso iterativo permite al equipo del proyecto crear estimaciones mejores y planes más completos a medida que avanza el proyecto.

Proyecto: una actividad temporal y única que tiene las siguientes cinco características:

• es un evento único
• crea productos o servicios únicos
• tiene restricciones de tiempo y costo
• se completa según ciertas especificaciones (requisitos)
• tiene una fecha de inicio y finalización definidas
• consume recursos (por ejemplo, dinero, personas, materiales y equipos)

Informe de aceptación del proyecto: un documento que se utiliza para confirmar que los entregables del proyecto, tal como se establece en el acta del proyecto, cumplen con los criterios de aceptación especificados en el acta. El cliente oficial del proyecto evalúa y aprueba cada entregable.

Acta del proyecto: una declaración del alcance, objetivos y participantes en un proyecto. Proporciona:

• una descripción de los objetivos del proyecto
• una lista de supuestos del proyecto
• una descripción del alcance del proyecto
• una lista de hitos del proyecto
• una lista de los principales interesados del proyecto
• una descripción de los roles y responsabilidades de los miembros del equipo del proyecto y otros interesados clave
• una descripción de la financiación del proyecto y otros recursos
• una lista de riesgos de alto nivel del proyecto
• autoridad del director del proyecto
• aprobación del estatuto por parte del patrocinador del proyecto

El estatuto es firmado por el patrocinador para autorizar el inicio del proyecto y el uso de los recursos especificados.

Gestión de proyectos: la disciplina de organizar y gestionar recursos (por ejemplo, personas, dinero, materiales y equipos) de manera que el proyecto cumpla:

• el alcance definido del proyecto
• las restricciones de tiempo y costo
• los requisitos funcionales y especificaciones técnicas
• las expectativas de los clientes
• la calidad requerida establecida en el alcance del proyecto

Oficina de Gestión de Proyectos (PMO): un departamento que una organización puede establecer para definir y mantener las prácticas estandarizadas que utiliza para la gestión de proyectos. Al introducir prácticas estandarizadas y repetibles, el PMO busca mejorar el éxito de los proyectos de una organización. El PMO también es la fuente de documentación, orientación y métricas sobre la práctica de la gestión de proyectos. Puede también ser responsable de gestionar centralmente los proyectos bajo su supervisión y ayudar a la dirección de la organización a evaluar los proyectos estratégicos propuestos.

Profesional en Gestión de Proyectos (PMP): una certificación en gestión de proyectos ofrecida por el Instituto de Gestión de Proyectos.

Director de Proyectos: un puesto temporal ocupado por la persona responsable del proceso general de gestión de proyectos y, en última instancia, del éxito del proyecto. El director de proyectos tiene las siguientes responsabilidades:

• Responsabilidades del proceso
  • Identifica, rastrea, gestiona y resuelve los problemas del proyecto.
  • Difunde proactivamente la información del proyecto a todos los interesados.
  • Identifica, gestiona y mitiga los riesgos del proyecto.
  • Garantiza que la solución tenga una calidad aceptable.
  • Gestiona proactivamente el alcance para asegurarse de que solo lo acordado se entregue, a menos que los cambios sean aprobados a través de la gestión del alcance.
  • Define y recopila métricas para medir el avance del proyecto.
  • Gestiona el calendario general para garantizar que el trabajo se asigne y se complete a tiempo y dentro del presupuesto.
• Responsabilidades personales
  • Actúa como líder del equipo del proyecto. La dirección del proyecto consiste en comunicar la visión del proyecto y lograr que el equipo la acepte y se esfuerce por alcanzarla.
  • Asegura que los miembros del equipo del proyecto sigan los procesos y procedimientos estandarizados.
  • Establece expectativas razonables, desafiantes y claras para los miembros del equipo, y los responsabiliza de cumplirlas. Esto incluye brindar retroalimentación de desempeño adecuada a los miembros del equipo.
  • Utiliza habilidades de trabajo en equipo para que las personas trabajen bien juntas y se sientan motivadas a esforzarse por el bien del proyecto y sus compañeros de equipo.
  • Utiliza habilidades proactivas de comunicación verbal y escrita, incluyendo buenas habilidades de escucha activa.

Metodología del proyecto: un conjunto de prácticas, técnicas y reglas especificadas utilizadas en la gestión de proyectos. La metodología de proyecto más común utilizada en Estados Unidos es la creada por el Instituto de Gestión de Proyectos. Esta metodología se compone de cinco fases:

1. Iniciación — implica el análisis de un proyecto propuesto, la definición del alcance preliminar del proyecto, la creación del acta de constitución del proyecto y la aprobación de la acta de constitución del proyecto por parte del patrocinador.
2. Planificación — implica la creación del plan de gestión del proyecto que incluye:
   • una estructura de desglose del trabajo madura
   • un diagrama de red del proyecto
   • un cronograma de trabajo del proyecto
   • un plan de gestión de riesgos
   • un plan de comunicaciones del proyecto
3. Ejecución — implica que el equipo del proyecto realice el trabajo del proyecto según lo especificado en los planes del proyecto.
4. Monitoreo y control — implica medir el progreso del trabajo realizado durante la fase de ejecución de un proyecto para asegurar que el equipo del proyecto cumpla con los objetivos de desempeño y tomar acciones correctivas según sea necesario para alcanzar los objetivos del proyecto.
5. Cierre — implica todos los procesos necesarios para finalizar las actividades del proyecto y transferir los productos y servicios creados por el proyecto a las operaciones. También incluye documentar las lecciones aprendidas del proyecto y archivar la documentación del proyecto.

Para algunos proyectos, estas fases se llevan a cabo como subproyectos separados. Por ejemplo, las cinco fases pueden dividirse en tres subproyectos separados que se realizan en el siguiente orden:

1. Iniciación
2. Planificación
3. Ejecución, monitoreo y control y cierre

Al final de cada subproyecto, los líderes organizativos correspondientes decidirán si el equipo del proyecto debe realizar el siguiente subproyecto propuesto.

Métricas del proyecto:una forma de medir si un proyecto se está desarrollando a tiempo y dentro del presupuesto mediante el seguimiento del avance de los hitos del proyecto.

Hitos del proyecto:un evento programado que indica la finalización de un entregable principal o un conjunto de entregables relacionados para un proyecto.

Diagrama de red del proyecto:un esquema que representa la secuencia en la que deben completarse las tareas de un proyecto y las interdependencias entre las tareas del proyecto.

Objetivo del proyecto:describe el objetivo empresarial que el proyecto busca abordar; explica cómo el proyecto agregará valor a la organización y qué prioridades estratégicas se están abordando.

Fase del proyecto:un conjunto de actividades relacionadas lógicamente para lograr la finalización de un entregable principal del proyecto. Las fases suelen completarse de forma secuencial, aunque a veces se solapan.

Portafolio de proyectos:una colección de proyectos que se agrupan para alcanzar los objetivos estratégicos del negocio de una organización.

Requisito del proyecto:una función o condición que debe cumplirse por un producto, sistema o servicio según se especifica en los planes y contratos del proyecto.

Alcance del proyecto:define los límites del proyecto. El alcance describe qué se entregará, dónde, cuándo y cómo. Describe los servicios, funciones, sistemas, soluciones o productos tangibles para los cuales el patrocinador recibirá la entrega. El alcance debe incluir:

• los objetivos principales que se espera que el proyecto logre
• las restricciones clave de tiempo, financieras, técnicas y legales
• las suposiciones significativas

Informe de estado del proyecto:comunica el estado de un proyecto. Este informe es una herramienta para los gerentes de proyecto para:

• informar a los interesados sobre el avance del proyecto
• plantear problemas
• solicitar asistencia cuando sea necesario

Los informes de estado del proyecto suelen prepararse y distribuirse semanalmente o bien cada dos semanas.

Equipo del proyecto:un grupo de personas que trabajan juntas en un objetivo común, el logro de un proyecto exitoso. Normalmente, un equipo de proyecto consta de un gerente de proyecto y uno o más expertos en la materia, divididos en miembros principales y extendidos, entre tres y doce.

• Miembro del equipo principal: normalmente es responsable de uno o más entregables del proyecto y está dedicado al proyecto a tiempo completo.
• Miembro del equipo extendido: proporciona apoyo a tiempo parcial para tareas específicas del proyecto.

Diagrama RACI: un diagrama para documentar los roles y responsabilidades de un proyecto. Describe lo que debe hacerse y por quién. El término RACI es un acrónimo basado en los cuatro niveles diferentes de responsabilidades que define el diagrama:

• Responsable
• Responsable
• Consultado
• Informado

Lista RADIO: un documento que se utiliza durante una reunión del proyecto para capturar problemas que no pueden resolverse durante la reunión, pero que deben recordarse y abordarse por parte del equipo del proyecto. El término RADIO es un acrónimo para las cinco categorías utilizadas para clasificar los problemas:

• Riesgos
• Supuestos
• Definiciones
• Problemas
• Oportunidades

Reserva: una parte del presupuesto del proyecto reservada por el gerente del proyecto y el patrocinador para mitigar los riesgos del proyecto.

Riesgo: un evento o condición incierta que, si ocurre, tiene un efecto negativo sobre los objetivos del proyecto. El equipo del proyecto elabora planes para identificar y mitigar riesgos basándose en la probabilidad y el impacto de los eventos.

Evaluación de riesgos: la determinación del valor cuantitativo o cualitativo del riesgo relacionado con una situación específica y una amenaza identificada para el proyecto. La evaluación de riesgos es un primer paso común en un proceso de gestión de riesgos.

Gestión de riesgos: un enfoque estructurado para gestionar la incertidumbre del proyecto mediante una secuencia de actividades que incluyen la identificación y evaluación de riesgos. Los miembros del equipo del proyecto desarrollan estrategias para gestionar y mitigar riesgos basándose en la probabilidad de que ocurra el riesgo y el impacto que tendría en el proyecto si ocurriera. Estas estrategias de gestión de riesgos incluyen:

• transferir el riesgo a otra parte
• evitar el riesgo
• reducir el efecto negativo del riesgo.
• aceptar algunas o todas las consecuencias de un riesgo particular

Registro de riesgos (Bitácora de riesgos): una herramienta comúnmente utilizada en la planificación del proyecto que contiene información sobre todos los riesgos del proyecto identificados por el equipo del proyecto, incluyendo:

• una descripción de los riesgos
• un resumen del análisis del riesgo que incluye la probabilidad de que ocurra el riesgo y el impacto que tendría en el proyecto si ocurriera
• planes para responder al riesgo

Patrocinador: la persona que tiene la autoridad final sobre el proyecto. El patrocinador proporciona financiamiento para el proyecto, resuelve problemas y cambios en el alcance, aprueba los entregables principales y proporciona orientación de alto nivel. El puesto de patrocinador termina cuando el proyecto finaliza. En términos prácticos, el patrocinador necesita los entregables del proyecto y normalmente proporciona el financiamiento para llevarlo a cabo. En proyectos impulsados internamente, el patrocinador puede no pagar por el proyecto, pero se reconoce como el propietario del proyecto junto con los recursos utilizados. El gerente de proyecto busca al patrocinador del proyecto para obtener la ayuda necesaria para obtener los recursos requeridos y para ayudar a navegar la política del proyecto, especialmente la combinación de los requisitos de los interesados.

Interesado: cualquier persona o grupo que se ve afectado por la ejecución y el éxito o fracaso de un proyecto. Esto incluye a los miembros del equipo, propietarios de recursos, usuarios finales y propietarios operativos de los resultados del proyecto. El patrocinador de un proyecto es el interesado más importante.

Medición del éxito: una métrica que ayuda al equipo del proyecto a determinar si los entregables del proyecto cumplirán con las expectativas de los interesados. Estas métricas también pueden usarse para evaluar el estado del alcance, el costo y la fecha de entrega. Un conjunto bien diseñado de mediciones del éxito puede proporcionar al equipo una alerta temprana sobre problemas emergentes para que se puedan tomar medidas para mitigarlos.

Tarea: una acción necesaria para alcanzar un hito del proyecto. El trabajo necesario para lograr una tarea se divide aún más en actividades.

Dependencia de tarea: se refiere a si una tarea puede realizarse de forma aislada o debe esperar a que se complete o inicie otra tarea. Por ejemplo, antes de poder verter un vaso de agua, necesitas un vaso y una fuente de agua.

Las tres limitaciones: un modelo común para analizar la prioridad relativa e interdependencia de las limitaciones de tiempo, costo y alcance de un proyecto. El patrocinador define la prioridad de cada una de estas limitaciones en un proyecto.

Estructura de Desglose del Trabajo (WBS): una herramienta de gestión de proyectos utilizada para dividir el alcance total del proyecto en partes manejables de trabajo. Normalmente se presenta como un esquema o un diagrama de árbol. Los niveles superiores de un WBS describen los entregables y los resultados planeados, y el nivel más bajo del WBS describe las tareas necesarias para completar los entregables y resultados. La estructura de desglose del trabajo se utiliza para crear el cronograma de trabajo.

Cronograma de trabajo: un documento del proyecto que describe los hitos, tareas, actividades, entregables y la información relacionada que son significativos para el proyecto. Estos elementos clave del cronograma de trabajo del proyecto deben completarse a tiempo y dentro del presupuesto para que el proyecto sea exitoso, por lo que requieren monitoreo por parte del gerente de proyecto y los interesados. El estado del cronograma de trabajo del proyecto se informa en el informe de estado del proyecto.