प्रोजेक्ट प्रबंधन शब्दावली

स्वीकृति मानदंड: वे मानदंड, जिनमें प्रदर्शन आवश्यकताएं और आवश्यक शर्तें शामिल हैं, जिन्हें प्रोजेक्ट डिलीवरेबल्स को स्वीकार करने से पहले पूरा करना होगा।

गतिविधि: एक प्रोजेक्ट कार्य को प्राप्त करने के लिए आवश्यक क्रिया और प्रोजेक्ट कार्य की सबसे छोटी इकाई है।

मान्यताएं: वे कारक जो प्रोजेक्ट योजना के उद्देश्य से सत्य माने जाते हैं और प्रमाण की आवश्यकता नहीं होती है।बजट: कार्य विभाजन संरचना में वर्णित प्रोजेक्ट कार्य के पूर्ण दायरे को पूरा करने के लिए अनुमोदित वित्तीय अनुमान।

व्यापार मामला: एक लिखित दस्तावेज जो प्रोजेक्ट शुरू करने के कारणों का वर्णन करता है; इसमें विशिष्ट व्यापार लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए आवश्यक संसाधनों, जैसे धन, स्टाफ समय और उपकरण, का वर्णन भी किया जाता है।

परिवर्तन नियंत्रण: प्रोजेक्ट योजना में परिवर्तनों की पहचान, दस्तावेजीकरण, अनुमोदन या अस्वीकृति की प्रक्रिया।

संचार प्रबंधन योजना: एक दस्तावेज जो प्रोजेक्ट के लिए संचार की आवश्यकताओं का वर्णन करता है। यह वर्णन करता है:

• प्रोजेक्ट सूचना का वितरण कैसे, कब और किस रूप में किया जाएगा
• कौन सूचना प्राप्त करेगा और वे किस प्रकार की सूचना प्राप्त करेंगे।
• कौन सूचना तैयार करने के लिए उत्तरदायी है

सीमा: एक सीमा जो प्रोजेक्ट के भीतर या बाहर हो सकती है और प्रोजेक्ट के प्रदर्शन को सीमित करती है। उदाहरण के लिए, प्रोजेक्ट बजट के लिए निर्धारित निश्चित राशि एक लागत सीमा है, और प्रोजेक्ट को पूरा करने के लिए निर्धारित तिथि समय सीमा है।

महत्वपूर्ण मार्ग: प्रोजेक्ट नेटवर्क आरेख में एक जुड़े हुए निर्भर प्रोजेक्ट कार्यों की श्रृंखला जिसका आवश्यक पूरा करने का समय सबसे लंबा होता है। प्रोजेक्ट की अंतिम तिथि इस महत्वपूर्ण श्रृंखला के कार्यों द्वारा निर्धारित होती है। महत्वपूर्ण श्रृंखला पर किसी कार्य को पूरा करने के लिए आवश्यक समय में कोई भी परिवर्तन प्रोजेक्ट की समग्र पूर्णता तिथि पर प्रभाव डालेगा।

विभाजन: एक योजना विधि जो प्रोजेक्ट के दायरे और डिलीवरेबल्स को छोटे, अधिक प्रबंधन योग्य हिस्सों में बांटती है, जब तक कि प्रत्येक हिस्से से जुड़े कार्य को पर्याप्त विस्तार से परिभाषित नहीं कर लिया जाता है, ताकि प्रोजेक्ट टीम के सदस्य आवश्यक कार्यों को क्रियान्वित, निगरानी और नियंत्रण कर सकें जो प्रोजेक्ट दायरे को पूरा करने के लिए आवश्यक हैं।

डिलीवरेबल: किसी भी मापने योग्य, भौतिक, सत्यापन योग्य परिणाम, परिणाम या वस्तु जिसे प्रोजेक्ट माइलस्टोन को पूरा करने के लिए उत्पन्न करना होगा।

अवधि: एक कार्य के पूरा होने के दौरान का समय का अंतराल। एक कार्य की अवधि उसमें निर्धारित संसाधनों पर निर्भर हो सकती है या स्वतंत्र हो सकती है। यदि किसी कार्य की अवधि निश्चित है, तो उसकी अवधि कार्य के लिए निर्धारित संसाधनों की मात्रा से प्रभावित नहीं होती है।

फ्लोट (स्लैक): एक प्रोजेक्ट नेटवर्क आरेख में एक कार्य को विलंबित किए जाने की मात्रा जो बिना विलंब के कार्य कर सकती है:

• परवर्ती कार्य (मुक्त फ्लोट)
• प्रोजेक्ट पूर्णता तिथि (कुल फ्लोट)

एक गतिविधि जिसका कुल फ्लोट शून्य के बराबर है, को एक “आला गतिविधि” कहा जाता है, जिसका अर्थ है कि इस गतिविधि के समापन समय में देरी के कारण पूरे परियोजना को उतने ही समय तक देरी होगी।

फोकस समूह: एक गुणात्मक शोध का रूप जिसमें लोगों के एक समूह को व्यापार के मुद्दों या विशिष्ट सेवा या उत्पाद की कार्यक्षमता जैसे विषयों के बारे में प्रश्न पूछे जाते हैं।

गैंट चार्ट: एक लोकप्रिय बार आरेख जो परियोजना के शेड्यूल को दर्शाता है। गैंट चार्ट परियोजना के अंतिम तत्वों और सारांश तत्वों की शुरुआत और समाप्ति तिथियों को दर्शाते हैं। गैंट चार्ट में कार्य और माइलस्टोन अपनी परियोजना के कार्य विभाजन संरचना से लिए जाते हैं। कुछ गैंट चार्ट गतिविधियों के बीच निर्भरता संबंधों को भी दर्शाते हैं और परियोजना के वर्तमान शेड्यूल स्थिति को दिखाने के लिए उपयोग किए जा सकते हैं।

लैग: एक कार्य के शुरू होने या समाप्त होने के बाद अगले कार्य के शुरू होने या समाप्त होने से पहले का समय की मात्रा।

सीखे गए पाठ: परियोजना के कार्यान्वयन की प्रक्रिया से प्राप्त ज्ञान। पाठ परियोजना के किसी भी चरण में सीखे जा सकते हैं और उन्हें दस्तावेज़ करना चाहिए ताकि अन्य परियोजना टीमें प्राप्त ज्ञान से लाभ उठा सकें।

माइलस्टोन: एक निर्धारित घटना जो एक प्रमुख डिलीवरेबल या संबंधित डिलीवरेबल के समापन को दर्शाती है। आमतौर पर, परियोजना को पांच से दस प्रमुख माइलस्टोन में विभाजित किया जाता है। प्रत्येक माइलस्टोन के साथ एक डिलीवरेबल और एक समाप्ति तिथि जुड़ी होती है, और डिलीवरेबल के विवरण में स्वीकृति मानदंड होते हैं।

पोर्टफोलियो प्रबंधन: एक या अधिक परियोजना पोर्टफोलियो का केंद्रीकृत प्रबंधन, जिसमें परियोजनाओं की पहचान, प्राथमिकता, अनुमति, प्रबंधन और नियंत्रण शामिल है, ताकि निर्दिष्ट संगठनात्मक लक्ष्य प्राप्त किए जा सकें।

कार्यक्रम: एक समूह जो संबंधित परियोजनाओं को एक समन्वित तरीके से प्रबंधित करता है ताकि उन्हें अलग-अलग प्रबंधित करने से प्राप्त लाभ प्राप्त किए जा सकें।

प्रगतिशील विस्तार: परियोजना टीम को अधिक जानकारी उपलब्ध होने के साथ परियोजना योजना को लगातार सुधारने और बेहतर बनाने की प्रक्रिया। यह आवर्ती प्रक्रिया परियोजना टीम को परियोजना के आगे बढ़ने के साथ बेहतर अनुमान और अधिक पूर्ण योजनाएं बनाने में सक्षम बनाती है।

परियोजना: एक अस्थायी और एक बार का कार्य जिसमें निम्नलिखित पांच विशेषताएं हैं:

• एक बार की घटना है
• अद्वितीय उत्पाद या सेवाओं का निर्माण करता है
• समय और लागत सीमाओं के साथ है
• कुछ निर्देशांक (आवश्यकताओं) के खिलाफ पूरा किया जाता है
• एक परिभाषित शुरुआत और समाप्ति तिथि के साथ है
• संसाधनों का उपयोग करता है (उदाहरण के लिए, धन, लोग, सामग्री और उपकरण)

परियोजना स्वीकृति रिपोर्ट: एक दस्तावेज जिसका उपयोग परियोजना के डिलीवरेबल, जैसा कि परियोजना चार्टर में बताया गया है, उन निर्दिष्ट स्वीकृति मानदंडों को पूरा करते हैं, जैसा कि चार्टर में वर्णित है। परियोजना के आधिकारिक ग्राहक प्रत्येक डिलीवरेबल का मूल्यांकन करते हैं और उस पर हस्ताक्षर करते हैं।

परियोजना चार्टर: परियोजना में विस्तार, उद्देश्यों और भागीदारों की घोषणा। यह प्रदान करता है:

• परियोजना उद्देश्यों का वर्णन
• प्रोजेक्ट मान्यताओं की सूची
• प्रोजेक्ट लाभ का वर्णन
• प्रोजेक्ट माइलस्टोन की सूची
• मुख्य प्रोजेक्ट स्टेकहोल्डर्स की सूची
• प्रोजेक्ट टीम सदस्यों और अन्य मुख्य स्टेकहोल्डर्स के कार्यों और उत्तरदायित्वों का वर्णन
• प्रोजेक्ट वित्तपोषण और अन्य संसाधनों का वर्णन
• उच्च स्तरीय प्रोजेक्ट जोखिमों की सूची
• प्रोजेक्ट प्रबंधक की अधिकारिता
• प्रोजेक्ट स्पॉन्सर द्वारा चार्टर की मंजूरी

चार्टर को स्पॉन्सर द्वारा हस्ताक्षरित किया जाता है ताकि प्रोजेक्ट को शुरू करने और निर्दिष्ट संसाधनों के उपयोग की अनुमति दी जा सके।

प्रोजेक्ट प्रबंधन: संसाधनों (जैसे लोग, धन, सामग्री और उपकरण) को इस तरह से व्यवस्थित और प्रबंधित करने की विद्या जिससे प्रोजेक्ट को पूरा किया जाता है:

• परिभाषित प्रोजेक्ट लाभ
• समय और लागत की सीमाएं
• कार्यात्मक आवश्यकताएं और तकनीकी विनिर्देश
• ग्राहकों की अपेक्षाएं
• प्रोजेक्ट लाभ में निर्दिष्ट आवश्यक गुणवत्ता

प्रोजेक्ट प्रबंधन कार्यालय (PMO): एक विभाग जिसे एक संगठन बना सकता है ताकि प्रोजेक्ट प्रबंधन के लिए उपयोग की जाने वाली मानक प्रथाओं को परिभाषित और बनाए रखा जा सके। मानकीकृत और दोहराए जा सकने वाली प्रथाओं को लागू करके, PMO संगठन के प्रोजेक्टों के सफलता को बढ़ाने का प्रयास करता है। PMO प्रोजेक्ट प्रबंधन के अभ्यास पर दस्तावेज़, मार्गदर्शन और मापदंडों का स्रोत भी है। यह अपनी देखरेख में प्रोजेक्टों के केंद्रीय प्रबंधन के लिए भी जिम्मेदार हो सकता है और संगठन के नेतृत्व को प्रस्तावित रणनीतिक प्रोजेक्टों के मूल्यांकन में मदद कर सकता है।

प्रोजेक्ट प्रबंधन विशेषज्ञ (PMP): प्रोजेक्ट प्रबंधन संस्थान द्वारा प्रदान की जाने वाली प्रोजेक्ट प्रबंधन में प्रमाणपत्र।

प्रोजेक्ट प्रबंधक: एक अस्थायी पद जिसे प्रोजेक्ट प्रबंधन प्रक्रिया के समग्र उत्तरदायित्व और अंततः प्रोजेक्ट की सफलता के लिए जिम्मेदार व्यक्ति निभाता है। प्रोजेक्ट प्रबंधक के निम्नलिखित कार्य हैं:

• प्रक्रिया उत्तरदायित्व
  • प्रोजेक्ट समस्याओं की पहचान करता है, उनका ट्रैक रखता है, प्रबंधित करता है और उनका समाधान करता है।
  • प्रोजेक्ट की जानकारी को सभी स्टेकहोल्डर्स तक सक्रिय रूप से फैलाता है।
  • प्रोजेक्ट जोखिम की पहचान करता है, प्रबंधित करता है और उनके प्रभाव को कम करता है।
  • यह सुनिश्चित करता है कि समाधान स्वीकार्य गुणवत्ता का हो।
  • स्कोप का सक्रिय रूप से प्रबंधन करता है ताकि केवल वही चीज डिलीवर की जाए जो सहमति से लिया गया हो, जब तक कि स्कोप प्रबंधन के माध्यम से बदलावों को मंजूरी नहीं मिलती है।
  • प्रोजेक्ट के प्रगति को मापने के लिए मापदंडों को परिभाषित और एकत्र करता है।
  • कुल योजना का प्रबंधन करता है ताकि कार्य को समय पर और बजट के भीतर आवंटित और पूरा किया जा सके।
• लोगों की जिम्मेदारियाँ
  • प्रोजेक्ट टीम नेतृत्व करता है। प्रोजेक्ट नेतृत्व का अर्थ है प्रोजेक्ट की दृष्टि को संचारित करना और टीम को उसे स्वीकार करने और उसे प्राप्त करने के लिए प्रयास करने के लिए प्रेरित करना।
  • प्रोजेक्ट टीम के सदस्यों को मानक प्रक्रियाओं और नियमों का पालन करने का आश्वासन देता है।
  • टीम सदस्यों के लिए उचित, चुनौतीपूर्ण और स्पष्ट उम्मीदें स्थापित करता है, और उन्हें उम्मीदों को पूरा करने के लिए जिम्मेदार रखता है। इसमें टीम सदस्यों को अच्छा प्रदर्शन फीडबैक प्रदान करना भी शामिल है।
  • टीम-निर्माण कौशल का उपयोग करता है ताकि लोग अच्छी तरह से साथ काम करें और प्रोजेक्ट और अपने टीम सदस्यों के लिए काम करने के लिए प्रेरित महसूस करें।
  • सक्रिय वाणी और लिखित संचार कौशल का उपयोग करता है, जिसमें अच्छी और सक्रिय सुनने के कौशल भी शामिल हैं।

प्रोजेक्ट विधि:प्रोजेक्ट प्रबंधन में उपयोग किए जाने वाले निर्दिष्ट अभ्यास, तकनीकों और नियमों का एक सेट। संयुक्त राज्य अमेरिका में उपयोग की जाने वाली सबसे आम प्रोजेक्ट विधि प्रोजेक्ट मैनेजमेंट इंस्टीट्यूट द्वारा बनाई गई है। इस विधि में पांच चरण शामिल हैं:

1. प्रारंभ — एक प्रस्तावित प्रोजेक्ट के विश्लेषण, प्रारंभिक प्रोजेक्ट दायरे को परिभाषित करना, प्रोजेक्ट चार्टर का निर्माण और स्पॉन्सर द्वारा प्रोजेक्ट चार्टर को मंजूरी देना शामिल है।
2. योजना बनाना — प्रोजेक्ट प्रबंधन योजना के निर्माण को शामिल करता है, जिसमें शामिल है:
   • एक परिपक्व कार्य विभाजन संरचना
   • एक प्रोजेक्ट नेटवर्क आरेख
   • एक प्रोजेक्ट कार्य योजना
   • एक जोखिम प्रबंधन योजना
   • एक प्रोजेक्ट संचार योजना
3. क्रियान्वयन — प्रोजेक्ट टीम द्वारा प्रोजेक्ट योजनाओं में निर्दिष्ट तरीके से प्रोजेक्ट के कार्य को करना शामिल है।
4. निगरानी और नियंत्रण — प्रोजेक्ट के क्रियान्वयन चरण के दौरान किए गए कार्य के प्रगति को मापने को शामिल करता है ताकि प्रोजेक्ट टीम प्रदर्शन लक्ष्यों को प्राप्त कर रही हो और आवश्यकता पड़ने पर सुधारात्मक कार्रवाई करे ताकि प्रोजेक्ट लक्ष्य प्राप्त किए जा सकें।
5. समाप्ति — प्रोजेक्ट गतिविधियों को समाप्त करने और प्रोजेक्ट द्वारा बनाए गए उत्पादों और सेवाओं को संचालन में स्थानांतरित करने के लिए आवश्यक सभी प्रक्रियाओं को शामिल करता है। साथ ही प्रोजेक्ट से सीखे गए पाठों को दस्तावेज़ीकरण और प्रोजेक्ट दस्तावेज़ों को संग्रहीत करना भी शामिल है।

कुछ प्रोजेक्टों के लिए, इन चरणों को अलग-अलग उप-प्रोजेक्ट के रूप में किया जाता है। उदाहरण के लिए, पांच चरणों को तीन अलग-अलग उप-प्रोजेक्टों में बांटा जा सकता है, जो निम्न क्रम में किए जाते हैं:

1. प्रारंभ
2. योजना बनाना
3. क्रियान्वयन, निगरानी और नियंत्रण, और समाप्ति

प्रत्येक उप-प्रोजेक्ट के अंत में, उचित संगठनात्मक नेताओं को तय करना होगा कि क्या प्रोजेक्ट टीम को अगले प्रस्तावित उप-प्रोजेक्ट को करना चाहिए।

प्रोजेक्ट मापदंड:प्रोजेक्ट माइलस्टोन के प्रगति को ट्रैक करके यह मापने का एक तरीका कि क्या प्रोजेक्ट समय पर और बजट के भीतर विकसित किया जा रहा है।

प्रोजेक्ट माइलस्टोन:एक निर्धारित घटना जो प्रोजेक्ट के एक प्रमुख डिलीवरेबल या संबंधित डिलीवरेबल के समापन को दर्शाती है।

प्रोजेक्ट नेटवर्क डायग्राम:एक आरेख जो प्रोजेक्ट के कार्यों के पूरा होने के क्रम और प्रोजेक्ट कार्यों के बीच आपस में निर्भरता को दर्शाता है।

प्रोजेक्ट उद्देश्य:व्यापार उद्देश्य का वर्णन करता है जिसे प्रोजेक्ट को संबोधित करना है; बताता है कि प्रोजेक्ट संगठन को कैसे मूल्य जोड़ेगा और कौन सी रणनीतिक प्राथमिकताओं को संबोधित किया जा रहा है।

प्रोजेक्ट चरण:एक प्रमुख प्रोजेक्ट डिलीवरेबल के समापन को प्राप्त करने के लिए तार्किक रूप से संबंधित प्रोजेक्ट गतिविधियों का समूह। चरण आमतौर पर अनुक्रमिक रूप से पूरे होते हैं लेकिन कभी-कभी ओवरलैप भी हो सकते हैं।

प्रोजेक्ट पोर्टफोलियो:प्रोजेक्ट का एक संग्रह जो एक संगठन के रणनीतिक व्यापार उद्देश्यों को प्राप्त करने के लिए एक साथ जोड़े गए हैं।

प्रोजेक्ट आवश्यकता:एक ऐसा कार्य या स्थिति जिसे उत्पाद, प्रणाली या सेवा द्वारा प्रोजेक्ट योजनाओं और अनुबंधों में निर्दिष्ट रूप से पूरा करना होगा।

प्रोजेक्ट लाभ:प्रोजेक्ट की सीमा को परिभाषित करता है। लाभ बताता है कि क्या डिलीवर किया जाएगा, कहाँ, कब और कैसे। यह वे सेवाएँ, कार्य, प्रणालियाँ, समाधान या भौतिक उत्पाद बताते हैं जिनके लिए स्पॉन्सर डिलीवरी लेगा। लाभ में शामिल होना चाहिए:

• प्रोजेक्ट द्वारा प्राप्त करने की अपेक्षा की जाने वाली प्रमुख उद्देश्य
• मुख्य समय, वित्तीय, तकनीकी और कानूनी सीमाएँ
• महत्वपूर्ण मान्यताएँ

प्रोजेक्ट स्थिति रिपोर्ट:प्रोजेक्ट की स्थिति को संचारित करता है। यह रिपोर्ट प्रोजेक्ट प्रबंधकों के लिए एक उपकरण है जो:

• प्रोजेक्ट की प्रगति के बारे में हितधारकों को जानकारी देना
• मुद्दों को उठाना
• आवश्यकता पड़ने पर सहायता के लिए अनुरोध करना

प्रोजेक्ट स्थिति रिपोर्ट आमतौर पर साप्ताहिक या द्विसाप्ताहिक आधार पर तैयार और वितरित की जाती है।

प्रोजेक्ट टीम:एक सामान्य लक्ष्य पर काम करने वाले लोगों का समूह, जो एक सफल प्रोजेक्ट की प्राप्ति के लिए है। आमतौर पर, एक प्रोजेक्ट टीम में प्रोजेक्ट मैनेजर और एक या अधिक विषय विशेषज्ञ शामिल होते हैं, जिन्हें तीन से बारह तक के कोर और एक्सटेंडेड टीम सदस्यों में बांटा जाता है।

• कोर टीम सदस्य:- आमतौर पर एक या अधिक प्रोजेक्ट डिलीवरेबल के मालिक होते हैं और प्रोजेक्ट के लिए पूरे समय समर्पित होते हैं।
• एक्सटेंडेड टीम सदस्य:- विशिष्ट प्रोजेक्ट कार्यों के लिए आंशिक समय का समर्थन प्रदान करता है।

RACI चार्ट: एक चार्ट जो प्रोजेक्ट के भूमिकाओं और जिम्मेदारियों को दस्तावेज़ित करने के लिए उपयोग किया जाता है। यह बताता है कि क्या किया जाना चाहिए और किसके द्वारा किया जाना चाहिए। RACI शब्द चार अलग-अलग स्तरों की जिम्मेदारियों के आधार पर एक अक्षराक्षर शब्द है जो चार्ट द्वारा परिभाषित करता है:

• जिम्मेदार
• उत्तरदायी
• परामर्श किया गया
• सूचित

RADIO सूची: एक दस्तावेज़ जिसका उपयोग प्रोजेक्ट बैठक के दौरान ऐसे मुद्दों को दर्ज करने के लिए किया जाता है जिन्हें बैठक के दौरान हल नहीं किया जा सकता है लेकिन जिन्हें प्रोजेक्ट टीम द्वारा याद रखा जाना चाहिए और उन पर विचार किया जाना चाहिए। RADIO शब्द पांच श्रेणियों के लिए एक अक्षराक्षर शब्द है जिनका उपयोग मुद्दों को वर्गीकृत करने के लिए किया जाता है:

• जोखिम
• मान्यताएं
• परिभाषाएं
• मुद्दे
• अवसर

आरक्षित: प्रोजेक्ट बजट का एक हिस्सा जो प्रोजेक्ट प्रबंधक और स्पॉन्सर द्वारा जोखिम को कम करने के लिए आरक्षित किया जाता है।

जोखिम: एक अनिश्चित घटना या स्थिति जो, यदि घटित होती है, तो प्रोजेक्ट के उद्देश्यों पर नकारात्मक प्रभाव डालती है। प्रोजेक्ट टीम घटनाओं की संभावना और प्रभाव के आधार पर जोखिम की पहचान और कम करने के लिए योजनाएं बनाती है।

जोखिम मूल्यांकन: एक निर्दिष्ट स्थिति और प्रोजेक्ट के लिए पहचाने गए खतरे से संबंधित जोखिम के मात्रात्मक या गुणात्मक मूल्य का निर्धारण। जोखिम मूल्यांकन जोखिम प्रबंधन प्रक्रिया के एक सामान्य पहले चरण है।

जोखिम प्रबंधन: जोखिम की संभावना और प्रोजेक्ट पर उसके प्रभाव के आधार पर जोखिम की पहचान और मूल्यांकन सहित गतिविधियों के एक क्रम के माध्यम से प्रोजेक्ट अनिश्चितता के प्रबंधन के लिए एक संरचित दृष्टिकोण। प्रोजेक्ट टीम के सदस्य जोखिम के घटित होने की संभावना और जोखिम घटना के घटित होने पर प्रोजेक्ट पर प्रभाव के आधार पर जोखिम के प्रबंधन और कम करने के लिए रणनीतियां विकसित करते हैं। इन जोखिम प्रबंधन रणनीतियों में शामिल हैं:

• जोखिम को किसी अन्य पक्ष के लिए स्थानांतरित करना
• जोखिम से बचना
• जोखिम के नकारात्मक प्रभाव को कम करना।
• किसी विशेष जोखिम के कुछ या सभी परिणामों को स्वीकार करना

जोखिम रजिस्टर (जोखिम लॉग): एक ऐसा उपकरण जिसका उपयोग प्रोजेक्ट योजना में आमतौर पर किया जाता है जिसमें प्रोजेक्ट टीम द्वारा पहचाने गए सभी प्रोजेक्ट जोखिमों की जानकारी शामिल है, जिसमें शामिल है:

• जोखिमों का वर्णन
• जोखिम के विश्लेषण का सारांश जिसमें जोखिम के घटित होने की संभावना और यदि वह घटित होता है तो प्रोजेक्ट पर प्रभाव शामिल है
• जोखिम के प्रति प्रतिक्रिया के लिए योजनाएं

स्पॉन्सर: वह व्यक्ति जिसके पास प्रोजेक्ट पर अंतिम अधिकार है। स्पॉन्सर प्रोजेक्ट वित्तपोषण प्रदान करता है, मुद्दों और स्कोप परिवर्तनों को सुलझाता है, महत्वपूर्ण डिलीवरेबल्स को मंजूरी देता है और उच्च स्तर की दिशा देता है। जब प्रोजेक्ट पूरा हो जाता है, तो स्पॉन्सर की स्थिति समाप्त हो जाती है। व्यावहारिक रूप से, प्रोजेक्ट स्पॉन्सर को प्रोजेक्ट डिलीवरेबल्स की आवश्यकता होती है और आमतौर पर काम पूरा करने के लिए वित्तपोषण प्रदान करता है। आंतरिक रूप से चलाए गए प्रोजेक्ट के लिए, स्पॉन्सर प्रोजेक्ट के लिए भुगतान नहीं कर सकता है, लेकिन उपयोग किए गए संसाधनों के साथ प्रोजेक्ट के मालिक के रूप में मान्यता प्राप्त किया जाता है। प्रोजेक्ट मैनेजर को प्रोजेक्ट स्पॉन्सर से आवश्यक संसाधनों को प्राप्त करने और प्रोजेक्ट राजनीति के मार्गदर्शन में मदद करने के लिए आवश्यक सहायता प्राप्त होती है, विशेष रूप से स्टेकहोल्डर आवश्यकताओं के संयोजन के लिए।

स्टेकहोल्डर: कोई भी व्यक्ति या समूह जो प्रोजेक्ट के कार्यान्वयन और सफलता या असफलता से प्रभावित होता है। इसमें टीम सदस्य, संसाधन मालिक, अंतिम उपयोगकर्ता और प्रोजेक्ट परिणामों के संचालन मालिक शामिल हैं। एक प्रोजेक्ट का स्पॉन्सर सबसे महत्वपूर्ण स्टेकहोल्डर है।

सफलता मापन: एक मापदंड जो प्रोजेक्ट टीम को यह निर्धारित करने में मदद करता है कि प्रोजेक्ट डिलीवरेबल्स स्टेकहोल्डर की उम्मीदों को पूरा करेंगे या नहीं। इन मापदंडों का उपयोग स्कोप, लागत और डिलीवरी तिथि की स्थिति का आकलन करने के लिए भी किया जा सकता है। सही तरीके से डिज़ाइन किए गए सफलता मापन के सेट को टीम को उभरती समस्याओं की जल्दी से सूचना देने में मदद कर सकते हैं ताकि उनके निवारण के लिए कार्रवाई की जा सके।

कार्य: प्रोजेक्ट माइलस्टोन प्राप्त करने के लिए आवश्यक क्रिया। एक कार्य को प्राप्त करने के लिए शामिल कार्य को आगे गतिविधियों में बांटा जाता है।

कार्य निर्भरता: इसका संदर्भ यह है कि कार्य को अलग-अलग किया जा सकता है या दूसरे कार्य के समाप्त होने या शुरू होने के बाद किया जाना चाहिए। उदाहरण के लिए, पानी का गिलास डालने से पहले आपको एक गिलास और पानी का स्रोत की आवश्यकता होती है।

त्रिकोणीय सीमाएं: समय, लागत और स्कोप की प्रोजेक्ट की सीमाओं के सापेक्ष प्राथमिकता और आपसी निर्भरता को देखने के लिए एक सामान्य मॉडल। स्पॉन्सर प्रोजेक्ट में इन सीमाओं में से प्रत्येक की प्राथमिकता निर्धारित करता है।

कार्य विभाजन संरचना (WBS): एक प्रोजेक्ट प्रबंधन उपकरण जिसका उपयोग कुल प्रोजेक्ट स्कोप को प्रबंधन योग्य कार्य के टुकड़ों में विभाजित करने के लिए किया जाता है। इसे आमतौर पर एक आउटलाइन या ट्री डायग्राम के रूप में प्रस्तुत किया जाता है। WBS के उच्च स्तर डिलीवरेबल्स और योजनाबद्ध परिणामों का वर्णन करते हैं, और WBS के निचले स्तर डिलीवरेबल्स और परिणामों को पूरा करने के लिए आवश्यक कार्यों का वर्णन करते हैं। कार्य विभाजन संरचना का उपयोग कार्य शेड्यूल बनाने के लिए किया जाता है।

कार्य शेड्यूल: एक प्रोजेक्ट दस्तावेज जो माइलस्टोन, कार्य, गतिविधियां, डिलीवरेबल्स और प्रोजेक्ट के लिए महत्वपूर्ण संबंधित जानकारी का वर्णन करता है। एक प्रोजेक्ट के सफल होने के लिए इन प्रोजेक्ट कार्य शेड्यूल के मुख्य तत्वों को समय पर और बजट के भीतर पूरा किया जाना चाहिए, इसलिए इनकी निगरानी प्रोजेक्ट मैनेजर और स्टेकहोल्डर द्वारा की जानी चाहिए। प्रोजेक्ट कार्य शेड्यूल की स्थिति प्रोजेक्ट स्थिति रिपोर्ट में रिपोर्ट की जाती है।