Từ điển chuyên ngành quản lý dự án

Tiêu chuẩn chấp nhận: những tiêu chuẩn, bao gồm các yêu cầu về hiệu suất và điều kiện thiết yếu phải được đáp ứng trước khi các sản phẩm đầu ra của dự án được chấp nhận.

Hoạt động: một hành động cần thiết để đạt được một nhiệm vụ dự án và là đơn vị nhỏ nhất của công việc dự án.

Giả định: các yếu tố, trong mục đích lập kế hoạch dự án, được coi là đúng và không cần chứng minh.Ngân sách: ước tính tài chính được phê duyệt để hoàn thành toàn bộ phạm vi công việc dự án được mô tả trong cấu trúc phân rã công việc.

Cơ sở kinh doanh: tài liệu viết ra mô tả lý do khởi động một dự án; đồng thời mô tả các nguồn lực, như tiền bạc, thời gian nhân viên và thiết bị, cần thiết để đạt được các mục tiêu kinh doanh cụ thể.

Kiểm soát thay đổi: quy trình xác định, ghi nhận, phê duyệt hoặc từ chối các thay đổi đối với kế hoạch dự án.

Kế hoạch quản lý thông tin liên lạc: tài liệu mô tả nhu cầu thông tin liên lạc cho một dự án. Nó mô tả:

cách thức, thời điểm và hình thức mà thông tin dự án sẽ được phân phối
ai sẽ nhận thông tin và loại thông tin họ sẽ nhận.
ai chịu trách nhiệm chuẩn bị thông tin

Ràng buộc: một giới hạn, có thể nội bộ hoặc bên ngoài dự án, sẽ hạn chế hiệu suất của dự án. Ví dụ, một khoản tiền cố định được phân bổ cho ngân sách dự án là một ràng buộc về chi phí, và một ngày cụ thể mà dự án phải hoàn thành là một ràng buộc về thời gian.

Đường găng: chuỗi các nhiệm vụ dự án có liên hệ phụ thuộc với nhau trong sơ đồ mạng dự án, có thời gian hoàn thành dài nhất. Ngày kết thúc của dự án bị quyết định bởi các nhiệm vụ tạo thành chuỗi găng này. Bất kỳ thay đổi nào về thời gian cần thiết để hoàn thành một nhiệm vụ trên đường găng sẽ ảnh hưởng đến ngày hoàn thành tổng thể của dự án.

Phân rã: một phương pháp lập kế hoạch chia nhỏ phạm vi dự án và sản phẩm đầu ra thành các phần nhỏ hơn, dễ quản lý hơn, cho đến khi công việc liên quan đến từng phần được xác định chi tiết đủ để các thành viên nhóm dự án có thể thực hiện, giám sát và kiểm soát tất cả các nhiệm vụ cần thiết để hoàn thành phạm vi dự án.

Sản phẩm đầu ra: bất kỳ kết quả, kết quả đo lường được, có thể kiểm chứng, hoặc vật phẩm nào phải được sản xuất để hoàn thành một mốc quan trọng của dự án.

Thời lượng: khoảng thời gian trong đó một nhiệm vụ được hoàn thành. Thời lượng của một nhiệm vụ có thể phụ thuộc hoặc không phụ thuộc vào nguồn lực được phân công thực hiện nhiệm vụ. Nếu một nhiệm vụ có thời lượng cố định, thời lượng này sẽ không bị ảnh hưởng bởi lượng nguồn lực được phân công cho nhiệm vụ.

Thời gian trễ (slack): số lượng thời gian mà một nhiệm vụ trong sơ đồ mạng dự án có thể bị trì hoãn mà không gây ra sự chậm trễ cho:

các nhiệm vụ tiếp theo (thời gian trễ tự do)
ngày hoàn thành dự án (thời gian trễ tổng)

Một hoạt động có tổng thời gian trôi bằng không được gọi là một “hoạt động then chốt”, điều này có nghĩa là một sự chậm trễ trong thời gian hoàn thành của hoạt động này sẽ làm cho toàn bộ dự án bị chậm trễ một lượng thời gian như nhau.

Nhóm tập trung: một hình thức nghiên cứu định tính trong đó một nhóm người được hỏi về các vấn đề như các vấn đề kinh doanh hoặc chức năng của một dịch vụ hoặc sản phẩm cụ thể.

Biểu đồ Gantt: một loại biểu đồ cột phổ biến thể hiện lịch trình dự án. Biểu đồ Gantt minh họa ngày bắt đầu và ngày kết thúc của các phần tử cuối cùng và các phần tử tổng hợp của một dự án. Các công việc và mốc quan trọng trong biểu đồ Gantt được lấy từ cấu trúc phân rã công việc của dự án. Một số biểu đồ Gantt cũng thể hiện các mối quan hệ phụ thuộc giữa các hoạt động và có thể được sử dụng để hiển thị trạng thái lịch trình hiện tại của một dự án.

Khoảng trễ: khoảng thời gian sau khi một công việc bắt đầu hoặc kết thúc trước khi công việc tiếp theo có thể bắt đầu hoặc kết thúc.

Bài học rút ra: kiến thức thu được từ quá trình thực hiện một dự án. Các bài học có thể được rút ra trong bất kỳ giai đoạn nào của dự án và cần được ghi chép lại để các nhóm dự án khác có thể hưởng lợi từ kiến thức thu được.

Mốc quan trọng: một sự kiện được lên lịch thể hiện việc hoàn thành một sản phẩm chính hoặc một tập hợp các sản phẩm liên quan. Thông thường, dự án sẽ được chia thành năm đến mười mốc quan trọng chính. Mỗi mốc quan trọng có một sản phẩm đầu ra và ngày hoàn thành liên quan đến nó, và có các tiêu chí chấp nhận trong mô tả của sản phẩm đầu ra.

Quản lý danh mục: việc quản lý tập trung một hoặc nhiều danh mục dự án, bao gồm việc xác định, ưu tiên, phê duyệt, quản lý và kiểm soát các dự án, nhằm đạt được các mục tiêu tổ chức đã xác định.

Chương trình: một nhóm các dự án liên quan được quản lý theo cách phối hợp để đạt được những lợi ích mà không thể đạt được nếu quản lý chúng riêng lẻ.

Tinh chỉnh dần dần: quá trình liên tục cải thiện và tinh chỉnh kế hoạch dự án khi càng có nhiều thông tin hơn được cung cấp cho đội ngũ dự án. Quá trình lặp lại này cho phép đội ngũ dự án tạo ra các ước tính tốt hơn và các kế hoạch đầy đủ hơn khi dự án tiến triển.

Dự án: một nỗ lực tạm thời và duy nhất có năm đặc điểm sau:

là một sự kiện duy nhất
tạo ra các sản phẩm hoặc dịch vụ độc đáo
có giới hạn về thời gian và chi phí
được hoàn thành theo các yêu cầu cụ thể (yêu cầu)
có ngày bắt đầu và ngày kết thúc xác định
tiêu tốn nguồn lực (ví dụ: tiền bạc, con người, vật liệu và thiết bị)

Báo cáo chấp nhận dự án: tài liệu được sử dụng để xác nhận rằng các sản phẩm đầu ra của dự án, như được nêu trong điều lệ dự án, đáp ứng các tiêu chí chấp nhận đã được nêu trong điều lệ. Khách hàng chính thức của dự án sẽ đánh giá và ký xác nhận từng sản phẩm đầu ra.

Điều lệ dự án: một tuyên bố về phạm vi, mục tiêu và các bên tham gia trong một dự án. Nó cung cấp:

mô tả về các mục tiêu của dự án
một danh sách các giả định của dự án
mô tả phạm vi dự án
một danh sách các mốc quan trọng của dự án
một danh sách các bên liên quan chính của dự án
mô tả vai trò và trách nhiệm của các thành viên nhóm dự án và các bên liên quan chính khác
mô tả nguồn tài chính và các nguồn lực khác của dự án
một danh sách các rủi ro cấp cao của dự án
quyền hạn của người quản lý dự án
sự chấp thuận điều lệ bởi người tài trợ dự án

Điều lệ được người tài trợ ký để ủy quyền cho dự án bắt đầu và sử dụng các nguồn lực được chỉ định.

Quản lý dự án: lĩnh vực tổ chức và quản lý các nguồn lực (ví dụ: con người, tiền bạc, vật liệu và thiết bị) theo cách sao cho dự án đạt được:

phạm vi dự án đã được xác định
các giới hạn về thời gian và chi phí
các yêu cầu chức năng và thông số kỹ thuật
những kỳ vọng của khách hàng
chất lượng yêu cầu được nêu trong phạm vi dự án

Văn phòng Quản lý Dự án (PMO): một bộ phận mà tổ chức có thể thành lập để xác định và duy trì các thực hành chuẩn mà tổ chức sử dụng trong quản lý dự án. Bằng cách áp dụng các thực hành chuẩn hóa và lặp lại, PMO nhằm mục đích cải thiện thành công của các dự án trong tổ chức. PMO cũng là nguồn cung cấp tài liệu, hướng dẫn và các chỉ số về thực hành quản lý dự án. Nó cũng có thể chịu trách nhiệm quản lý tập trung các dự án dưới sự giám sát của mình và hỗ trợ lãnh đạo tổ chức đánh giá các dự án chiến lược đề xuất.

Chuyên gia Quản lý Dự án (PMP): một chứng chỉ về quản lý dự án do Viện Quản lý Dự án cấp.

Người quản lý dự án: vị trí tạm thời do người chịu trách nhiệm về toàn bộ quá trình quản lý dự án và cuối cùng là thành công của dự án đảm nhiệm. Người quản lý dự án có các trách nhiệm sau:

Trách nhiệm quy trình
- Xác định, theo dõi, quản lý và giải quyết các vấn đề của dự án.
- Chủ động phổ biến thông tin dự án đến tất cả các bên liên quan.
- Xác định, quản lý và giảm thiểu rủi ro của dự án.
- Đảm bảo rằng giải pháp đạt chất lượng chấp nhận được.
- Chủ động quản lý phạm vi để đảm bảo chỉ có những gì đã thỏa thuận mới được giao, trừ khi có sự thay đổi được phê duyệt thông qua quản lý phạm vi.
- Xác định và thu thập các chỉ số để đo lường tiến độ của dự án.
- Quản lý lịch trình tổng thể để đảm bảo công việc được phân công và hoàn thành đúng thời hạn và trong ngân sách.
Trách nhiệm đối với con người
- Phụ trách vai trò lãnh đạo đội nhóm dự án. Lãnh đạo dự án là về việc truyền đạt tầm nhìn của dự án và giúp đội nhóm chấp nhận tầm nhìn đó và nỗ lực để đạt được nó.
- Đảm bảo các thành viên đội nhóm dự án tuân thủ các quy trình và thủ tục chuẩn.
- Đặt ra các kỳ vọng hợp lý, thách thức và rõ ràng cho các thành viên đội nhóm, và yêu cầu họ chịu trách nhiệm về việc đáp ứng các kỳ vọng đó. Điều này bao gồm việc cung cấp phản hồi hiệu suất tốt cho các thành viên đội nhóm.
- Sử dụng kỹ năng xây dựng đội nhóm để đảm bảo mọi người làm việc ăn ý với nhau và cảm thấy được động viên để nỗ lực làm việc vì lợi ích của dự án và các thành viên trong đội nhóm.
- Sử dụng kỹ năng giao tiếp bằng lời nói và văn bản chủ động, bao gồm kỹ năng lắng nghe tích cực và hiệu quả.

Phương pháp luận dự án: một tập hợp các thực hành, kỹ thuật và quy tắc được sử dụng trong quản lý dự án. Phương pháp luận dự án phổ biến nhất được sử dụng tại Hoa Kỳ là phương pháp do Viện Quản lý Dự án tạo ra. Phương pháp này bao gồm năm giai đoạn:

Khởi động — bao gồm việc phân tích một dự án đề xuất, xác định phạm vi dự án sơ bộ, xây dựng điều lệ dự án và sự chấp thuận điều lệ dự án từ phía người tài trợ.
Lên kế hoạch — bao gồm việc xây dựng kế hoạch quản lý dự án, bao gồm:
- một cấu trúc phân rã công việc chín muồi
- sơ đồ mạng dự án
- lịch trình công việc dự án
- kế hoạch quản lý rủi ro
- kế hoạch giao tiếp dự án
Thực hiện — bao gồm việc đội nhóm dự án thực hiện công việc của dự án theo như đã quy định trong các kế hoạch dự án.
Giám sát và kiểm soát — bao gồm việc đo lường tiến độ của công việc thực hiện trong giai đoạn thực hiện của một dự án để đảm bảo đội nhóm dự án đạt được các mục tiêu hiệu suất và thực hiện các hành động điều chỉnh khi cần thiết nhằm đạt được mục tiêu dự án.
Kết thúc — bao gồm tất cả các quy trình cần thiết để chấm dứt các hoạt động dự án và chuyển giao các sản phẩm và dịch vụ được tạo ra bởi dự án sang hoạt động vận hành. Cũng bao gồm việc ghi chép các bài học kinh nghiệm từ dự án và lưu trữ tài liệu dự án.

Đối với một số dự án, các giai đoạn này được thực hiện như các dự án con riêng biệt. Ví dụ, năm giai đoạn có thể được chia thành ba dự án con riêng biệt được thực hiện theo thứ tự sau:

Khởi động
Lên kế hoạch
Thực hiện, Giám sát và kiểm soát, và Kết thúc

Vào cuối mỗi dự án con, các lãnh đạo tổ chức phù hợp sẽ quyết định xem đội nhóm dự án có nên thực hiện dự án con tiếp theo được đề xuất hay không.

Chỉ số dự án:một cách để đo lường xem một dự án có đang được phát triển đúng tiến độ và trong ngân sách hay không bằng cách theo dõi tiến độ các mốc quan trọng của dự án.

Mốc quan trọng dự án:một sự kiện được lên lịch thể hiện việc hoàn thành một sản phẩm chính hoặc một tập hợp các sản phẩm liên quan cho một dự án.

Sơ đồ mạng dự án:một sơ đồ minh họa trình tự thực hiện các nhiệm vụ của dự án và các mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau giữa các nhiệm vụ của dự án.

Mục tiêu dự án:mô tả mục tiêu kinh doanh mà dự án hướng đến giải quyết; giải thích cách dự án sẽ tạo giá trị cho tổ chức và những ưu tiên chiến lược nào đang được xử lý.

Giai đoạn dự án:một tập hợp các hoạt động dự án có liên quan về mặt logic nhằm hoàn thành một sản phẩm chính của dự án. Các giai đoạn thường được hoàn thành theo thứ tự nhưng đôi khi có thể chồng lấn nhau.

Danh mục dự án:một tập hợp các dự án được nhóm lại với nhau nhằm đạt được các mục tiêu kinh doanh chiến lược của tổ chức.

Yêu cầu dự án:một chức năng hoặc điều kiện mà sản phẩm, hệ thống hoặc dịch vụ phải đáp ứng, như được nêu rõ trong kế hoạch và hợp đồng dự án.

Phạm vi dự án:xác định ranh giới của dự án. Phạm vi mô tả những gì sẽ được giao, ở đâu, khi nào và bằng cách nào. Nó mô tả các dịch vụ, chức năng, hệ thống, giải pháp hoặc sản phẩm hữu hình mà người tài trợ sẽ nhận. Phạm vi nên bao gồm:

các mục tiêu chính mà dự án được kỳ vọng sẽ đạt được
các ràng buộc chính về thời gian, tài chính, kỹ thuật và pháp lý
các giả định quan trọng

Báo cáo tình trạng dự án:truyền đạt tình trạng của một dự án. Báo cáo này là công cụ để các quản trị viên dự án:

cung cấp thông tin cho các bên liên quan về tiến độ của dự án
đề cập đến các vấn đề
yêu cầu hỗ trợ khi cần thiết

Báo cáo tình trạng dự án thường được chuẩn bị và phân phối theo định kỳ hàng tuần hoặc hai tuần một lần.

Đội dự án:một nhóm người làm việc cùng nhau vì một mục tiêu chung, là hoàn thành một dự án thành công. Thông thường, một đội dự án bao gồm một quản trị viên dự án và một hoặc nhiều chuyên gia về lĩnh vực cụ thể, được chia thành từ ba đến mười hai thành viên chính và thành viên mở rộng.

Thành viên đội chính: thường chịu trách nhiệm một hoặc nhiều sản phẩm đầu ra của dự án và dành thời gian toàn thời gian cho dự án.
Thành viên đội mở rộng: cung cấp hỗ trợ bán thời gian cho các nhiệm vụ cụ thể của dự án.

Biểu đồ RACI: một biểu đồ để ghi chép các vai trò và trách nhiệm cho một dự án. Nó mô tả những việc cần làm và ai sẽ thực hiện. Thuật ngữ RACI là một từ viết tắt dựa trên bốn mức độ trách nhiệm khác nhau mà biểu đồ này xác định:

Chịu trách nhiệm
Có trách nhiệm
Tư vấn
Được thông báo

Danh sách RADIO: một tài liệu được sử dụng trong cuộc họp dự án để ghi lại các vấn đề không thể giải quyết trong buổi họp nhưng cần được ghi nhớ và xử lý bởi đội dự án. Thuật ngữ RADIO là từ viết tắt cho năm danh mục được sử dụng để phân loại các vấn đề:

Rủi ro
Giả định
Định nghĩa
Vấn đề
Cơ hội

Dự phòng: một phần ngân sách dự án được quản lý dự án và người tài trợ dành riêng để giảm thiểu rủi ro dự án.

Rủi ro: một sự kiện hoặc tình trạng không chắc chắn, nếu xảy ra sẽ có tác động tiêu cực đến mục tiêu của dự án. Đội dự án xây dựng các kế hoạch để xác định và giảm thiểu rủi ro dựa trên xác suất và tác động của các sự kiện.

Đánh giá rủi ro: việc xác định giá trị định lượng hoặc định tính của rủi ro liên quan đến một tình huống cụ thể và một mối đe dọa đã được xác định đối với dự án. Đánh giá rủi ro là bước đầu tiên phổ biến trong quy trình quản lý rủi ro.

Quản lý rủi ro: một phương pháp có cấu trúc để quản lý sự không chắc chắn trong dự án thông qua một chuỗi các hoạt động bao gồm xác định và đánh giá rủi ro. Các thành viên đội dự án xây dựng các chiến lược để quản lý và giảm thiểu rủi ro dựa trên xác suất xảy ra rủi ro và tác động đến dự án nếu sự kiện rủi ro xảy ra. Các chiến lược quản lý rủi ro này bao gồm:

chuyển giao rủi ro cho bên khác
tránh rủi ro
giảm thiểu tác động tiêu cực của rủi ro.
chấp nhận một phần hoặc toàn bộ hậu quả của một rủi ro cụ thể

Sổ đăng ký rủi ro (Sổ ghi chép rủi ro): một công cụ thường được sử dụng trong lập kế hoạch dự án, chứa thông tin về tất cả các rủi ro dự án được đội dự án xác định, bao gồm:

mô tả về các rủi ro
tóm tắt phân tích rủi ro, bao gồm xác suất xảy ra rủi ro và tác động đến dự án nếu rủi ro xảy ra
kế hoạch phản ứng với rủi ro

Người tài trợ: người có quyền lực tối cao đối với dự án. Người tài trợ cung cấp nguồn vốn cho dự án, giải quyết các vấn đề và thay đổi phạm vi, phê duyệt các sản phẩm chính, và cung cấp định hướng cấp cao. Vị trí người tài trợ kết thúc khi dự án hoàn tất. Về mặt thực tế, người tài trợ cần các sản phẩm của dự án, và thường cung cấp nguồn lực tài chính để hoàn thành công việc. Đối với các dự án do nội bộ thúc đẩy, người tài trợ có thể không chi trả cho dự án nhưng được công nhận là chủ sở hữu của dự án cùng với các nguồn lực được sử dụng. Người quản lý dự án dựa vào người tài trợ để cung cấp sự hỗ trợ cần thiết nhằm thu thập các nguồn lực cần thiết và giúp vượt qua các vấn đề chính trị trong dự án, đặc biệt là việc kết hợp các yêu cầu của các bên liên quan.

Các bên liên quan: bất kỳ cá nhân hay nhóm nào bị ảnh hưởng bởi việc thực hiện và thành công hay thất bại của một dự án. Điều này bao gồm các thành viên nhóm, chủ sở hữu nguồn lực, người dùng cuối và các bên vận hành sở hữu kết quả của dự án. Người tài trợ của dự án là bên liên quan quan trọng nhất.

Đo lường thành công: một chỉ số giúp đội dự án xác định xem các sản phẩm của dự án có đáp ứng kỳ vọng của các bên liên quan hay không. Các chỉ số này cũng có thể được dùng để đánh giá tình trạng phạm vi, chi phí và ngày giao hàng. Một bộ chỉ số đo lường thành công được thiết kế hợp lý có thể cung cấp cho đội dự án thông báo sớm về các vấn đề phát sinh, từ đó có thể thực hiện hành động để giảm thiểu chúng.

Nhiệm vụ: một hành động cần thiết để đạt được một mốc quan trọng của dự án. Công việc liên quan để hoàn thành một nhiệm vụ được chia nhỏ thêm thành các hoạt động.

Sự phụ thuộc giữa các nhiệm vụ: chỉ đến việc một nhiệm vụ có thể thực hiện độc lập hay phải chờ thực hiện sau khi một nhiệm vụ khác hoàn thành hoặc bắt đầu. Ví dụ, trước khi bạn có thể rót một ly nước, bạn cần có một chiếc cốc và nguồn nước.

Ba ràng buộc chính: một mô hình phổ biến để xem xét thứ tự ưu tiên tương đối và sự phụ thuộc lẫn nhau giữa các ràng buộc về thời gian, chi phí và phạm vi của một dự án. Người tài trợ xác định thứ tự ưu tiên của từng ràng buộc này trong dự án.

Cấu trúc phân rã công việc (WBS): một công cụ quản lý dự án được sử dụng để chia nhỏ phạm vi tổng thể của dự án thành các phần công việc có thể quản lý được. Nó thường được trình bày dưới dạng dàn ý hoặc sơ đồ cây. Các cấp độ cao hơn của WBS mô tả các sản phẩm và kết quả dự kiến, trong khi cấp độ thấp nhất của WBS mô tả các nhiệm vụ cần thiết để hoàn thành các sản phẩm và kết quả. Cấu trúc phân rã công việc được sử dụng để tạo lịch công việc.

Lịch công việc: tài liệu dự án mô tả các mốc quan trọng, nhiệm vụ, hoạt động, sản phẩm đầu ra và các thông tin liên quan có ý nghĩa đối với dự án. Những yếu tố chính này của lịch công việc dự án phải được hoàn thành đúng thời hạn và trong ngân sách để dự án thành công, do đó cần được giám sát bởi người quản lý dự án và các bên liên quan. Tình trạng của lịch công việc dự án được báo cáo trong báo cáo tình trạng dự án.

Leave a Reply Hủy