Xác định các trường hợp sử dụng từ quy trình kinh doanh

Các đội phát triển có thể sử dụng mô hình quy trình kinh doanh để ghi chép trực quan các luồng công việc kinh doanh, và liên kết các trường hợp sử dụng với các quy trình kinh doanh đó để mô hình hóa các tính năng mong muốn mà hệ thống cần đạt được. Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ giải thích chi tiết cách sử dụng chức năng Model Transitor để thiết lập khả năng truy xuất nguồn gốc giữa các trường hợp sử dụng và quy trình kinh doanh.

BPMN và BPD là gì?

BPMN cung cấp cho các nhà phân tích kinh doanh một bộ ký hiệu đồ họa để mô hình hóa các quy trình kinh doanh. Ban đầu nó được phát triển bởi Sáng kiến Quản lý Quy trình Kinh doanh (BPMI) và hiện đang được duy trì bởi Nhóm Quản lý Đối tượng (OMG). Một trong những động lực phát triển BPMN là cung cấp một ngôn ngữ đồ họa chung cho những người ở các vai trò khác nhau, đến từ các quốc gia khác nhau và/hoặc có ngôn ngữ nói khác nhau để hiểu cùng một quy trình kinh doanh mà không có rào cản.

BPD, viết tắt của Sơ đồ Quy trình Kinh doanh, là nơi mô hình hóa quy trình kinh doanh bằng BPMN. Đây là một sơ đồ dạng biểu đồ luồng, mô tả luồng quy trình, các bên tham gia và các giao tiếp tin nhắn giữa các bên tham gia. Các nhà phân tích kinh doanh vẽ BPD để mô hình hóa cách các bên tham gia khác nhau phối hợp với nhau để đạt được mục tiêu kinh doanh. Sau khi đã xác nhận mô hình kinh doanh hoàn chỉnh với người dùng cuối, nhà phân tích hệ thống có thể bắt đầu lên kế hoạch cho hệ thống.

Dưới đây là một BPD đơn giản về quy trình đăng ký cho một tổ chức. Nó bao gồm hầu hết các ký hiệu mô hình hóa thông thường mà bạn sẽ thấy. Hãy cùng xem qua.

Ký hiệu	Mô tả
	Pool – Đại diện cho một bên tham gia trong một quy trình. Trong BPMN, cả pool và lane đều được sử dụng để biểu diễn các bên tham gia. Một lane được chứa trong một pool để mô hình hóa một phần con của pool cha.
	Sự kiện bắt đầu – Điểm khởi đầu của một quy trình. Có thể định nghĩa các điều kiện kích hoạt để thông báo cho người đọc trong tình huống nào quy trình sẽ được kích hoạt. Ví dụ: khi nhận được email / khi là buổi sáng thứ Hai / khi xảy ra lỗi.
	Nhiệm vụ – Một hoạt động nguyên tử mà các bên tham gia được chỉ định (mô hình hóa bằng pool/lane) có thể thực hiện. Các nhiệm vụ và các đối tượng luồng khác được kết nối với nhau để tạo thành một luồng công việc kinh doanh hoàn chỉnh.
	Sự kiện kết thúc – Điểm kết thúc của một quy trình. Có thể định nghĩa một kết quả để thông báo cho người đọc điều gì sẽ xảy ra khi quy trình kết thúc. Ví dụ: phát tín hiệu / tạo ra lỗi, v.v.

Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ không tập trung nhiều vào BPD hay mô hình hóa quy trình kinh doanh. Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về BPMN, BPD hay mô hình hóa quy trình kinh doanh, vui lòng đọc hướng dẫn Giới thiệu vềBPMN Phần I đến IV.

Sơ đồ Trường hợp Sử dụng là gì?

Mô hình hóa trường hợp sử dụng đề cập đến kỹ thuật thu thập các yêu cầu cấp cao của người dùng bằng sơ đồ trường hợp sử dụng UML. Mô hình trường hợp sử dụng được thiết kế dành cho nhà thiết kế phần mềm hoặc hệ thống, chứ không dành cho người làm kinh doanh.

Có ba yếu tố chính trong một sơ đồ trường hợp sử dụng.

Ký hiệu	Mô tả
	Use case – Mỗi use case đại diện cho một mục tiêu người dùng, tức là mục tiêu mà người dùng hệ thống muốn đạt được. Lưu ý rằng use case chỉ có thể dùng để thể hiện điều người dùng muốn làm thay vì điều nhà phát triển cần phát triển, mặc dù trong một số trường hợp chúng có thể giống nhau. Nếu bạn muốn ghi chép hoặc mô hình hóa các chức năng liên quan đến một use case, bạn có thể sử dụng công cụ luồng sự kiện, hoặc phát triển thêm một use case vớisơ đồ tuần tự/sơ đồ hoạt động. Chỉ cần lưu ý rằng mô hình hóa use case nhằm mục đích mô hình hóa điều người dùng muốn đạt được.
	Actor – Người dùng của hệ thống. Từ ‘người dùng’ ở đây không giới hạn ở con người. Nó có thể là một hệ thống khác tương tác với hệ thống của chúng ta để thực hiện một mục tiêu kinh doanh nhất định.
	Liên kết giao tiếp/Quan hệ – Kết nối giữa actor và use case để chỉ ra việc người dùng truy cập hệ thống. Mỗi liên kết giao tiếp ngụ ý một chuỗi giao dịch giữa actor và hệ thống.

Chuyển đổi từ BPD và sơ đồ use case

Mặc dù BPD và sơ đồ use case không nhất thiết phải phụ thuộc lẫn nhau, nhưng chúng có thể liên quan đến nhau theo cách bổ trợ cho nhau. Thông thường, chúng ta phát triển phần mềm để tự động hóa hoặc tối ưu hóa một số luồng công việc trong quy trình kinh doanh. Với BPD, bạn có thể hiểu được cách các bên tham gia phối hợp với nhau và ai chịu trách nhiệm cho điều gì, từ đó xác định được những chức năng mà họ cần hệ thống hỗ trợ. Những chức năng hệ thống (luồng công việc hoặc quy trình kinh doanh) mà người dùng mong muốn có thể được mô hình hóa bằng các use case và sau đó được đội ngũ phát triển triển khai. Như vậy, ta có thể nói rằng BPD giúp bạn xác định các use case cho hệ thống đang được phát triển.

Visual Paradigm là một công cụ mô hình hóa trực quan hỗ trợ từ thực hiện quy trình kinh doanh đến mô hình hóa use case (từ yêu cầu kinh doanh đến yêu cầu ứng dụng) bằng cách thiết lập các liên kết theo dõi giữa hai mô hình thông qua tính năng chuyển đổi mô hình. Chúng ta cần tính khả năng theo dõi vì những lý do sau:

• Chúng ta có thể đảm bảo hệ thống phù hợp với cách sử dụng thực tế bằng cách nghiên cứu phần luồng quy trình mà một use case tham gia.
• Để trả lời các câu hỏi như ‘Tại sao chúng ta cần chức năng này (hệ thống)?’ bằng cách theo dõi phần quy trình mà từ đó use case được chuyển đổi.
• Để trả lời các câu hỏi như ‘Một thao tác cụ thể đã được triển khai chưa?’ bằng cách theo dõi từ BPD sang sơ đồ use case.

BPD so với sơ đồ use case

Khi bạn chuyển đổi một BPD sang sơ đồ use case, bạn có thể tạo actor từ lane/pool, và tạo use case từ task/sub-process. Bảng sau đây cho bạn thấy các đặc điểm của pool, lane, actor, task, sub-process và use case, theo góc độ chuyển đổi mô hình.

Từ	Đến	Mô tả
		Pool/Lane sang Actor Trong BPD, một pool đại diện cho một bên tham gia quy trình kinh doanh, trong khi một lane là một phân vùng con của pool. Bất kỳ ai có hoạt động cần thực hiện, liên quan đến quy trình, đều được coi là một bên tham gia. Trong sơ đồ use case, một actor đại diện cho người dùng hệ thống. Hãy lưu ý rằng bất kỳ cá nhân hay vai trò nào không phải là người dùng hệ thống thì không nên được coi là actor.
		Task/Sub-process sang Use case Trong BPD, một task/sub-process (hoạt động) đề cập đến bất kỳ hành động nào mà bên tham gia có thể thực hiện để hoàn thành một quy trình kinh doanh. Trong sơ đồ use case, một use case thể hiện mục tiêu mà người dùng muốn đạt được khi sử dụng hệ thống. Hãy lưu ý rằng một hoạt động không nhất thiết phải liên quan đến bất kỳ chức năng hệ thống nào, và một use case có thể đáp ứng nhiều hoạt động.

Một số người có thể nghĩ rằng sơ đồ use case tương tự như BPD nhưng khác biệt rõ rệt về ký hiệu và mục đích. Hãy nhớ rằng BPMN được thiết kế dành cho người làm kinh doanh, trong khi sơ đồ use case dành cho các nhà phân tích hệ thống hoặc nhà phát triển hệ thống. Chúng phục vụ các mục đích khác nhau và nhìn nhận một doanh nghiệp từ hai góc độ riêng biệt. Đó là lý do tại sao trong phần trước tôi đã tóm tắt mối quan hệ giữa BPD và sơ đồ use case bằng cách nói rằng ‘BPD giúp bạn xác định các use case’. BPD chỉ có thể đưa ra gợi ý khi xác định use case. Không có quy tắc nào nói rằng mọi task tồn tại trong BPD đều tương đương với một use case. Nhưng chúng ta có thể phát triển thêm một quy trình kinh doanh bằng một use case nhằm tự động hóa một tính năng của hệ thống mục tiêu.

Trong nghiên cứu trường hợp này, tôi sẽ cung cấp cho bạn một số ý tưởng về điều bạn cần chú ý khi chuyển đổi một BPD sang sơ đồ use case. Sau đó bạn sẽ hiểu rõ sự khác biệt giữa chúng.

Nghiên cứu trường hợp: Công ty Nước uống tinh khiết True Aqua

Công ty Nước uống tinh khiết True Aqua là một nhà cung cấp nước tinh khiết trẻ tuổi tại thành phố. Họ bán nước tinh khiết cho mục đích kinh doanh và gia đình. Dưới đây là mô tả văn bản về quy trình giao nước của họ.

Một mô hình quy trình kinh doanh đã được tạo dựa trên mô tả. Bây giờ, bạn được yêu cầu phát triển một hệ thống máy tính để tối ưu hóa toàn bộ quy trình. Điều đầu tiên bạn cần làm là phát triển một mô hình use case. Với sự hỗ trợ của BPD, hãy thử phát triển một sơ đồ use case.

1. Tải xuống Distilled Water Delivery.vpp. Bạn cũng có thể tìm thấy tệp này ở cuối hướng dẫn này.
2. Mở tệp .vpp đã tải về trong Visual Paradigm. Để mở một dự án, chọn Dự án > Mở từ thanh công cụ ứng dụng.
3. Mở BPD Quy trình đặt hàng nước cất. Nghiên cứu kỹ luồng quy trình.
   
4. Quy trình bắt đầu khi khách hàng đặt hàng. Ở đây chúng ta có thể nghĩ đến một trường hợp sử dụng – Đặt hàng. Trường hợp sử dụng này sẽ giúp tự động hóa quy trình bằng cách cung cấp giao diện cho khách hàng đặt hàng mà không cần sự hỗ trợ từ nhân viên dịch vụ khách hàng, giúp xác minh danh tính khách hàng và tạo tài khoản nếu khách hàng chưa tồn tại. Nhấp chuột phải vào Đặt hàng và chọn Các yếu tố liên quan > Chuyển đến trường hợp sử dụng mới… từ menu bật lên.
   
5. Điều này kích hoạt cửa sổ Chuyển đổi yếu tố mô hìnhcửa sổ, nơi bạn có thể chọn mô hình để đặt trường hợp sử dụng và người dùng, và đổi tên chúng. Trong trường hợp này chúng tôi hài lòng với tên của trường hợp sử dụng và người dùng. Hãy giữ nguyên chúng. Nhấn OK.
   
   Điều này tạo ra một sơ đồ trường hợp sử dụng mới trong UeXceler.
   
6. Quay lại BPD.
7. Hãy xem xét nhiệm vụ Tạo tài khoản khách hàng. Trong quy trình kinh doanh, nhân viên dịch vụ khách hàng cần tạo tài khoản cho mỗi khách hàng mới. Trong hệ thống mới, điều này có thể là một phần của trường hợp sử dụng Đặt hànghoặc là một trường hợp sử dụng riêng biệt được kích hoạt thủ công bởi nhân viên dịch vụ khách hàng. Trong tình huống thực tế, bạn nên làm rõ những nghi ngờ như vậy với bên liên quan vì một mô hình trường hợp sử dụng sai sẽ dẫn đến việc phát triển các chức năng không phù hợp với mong đợi của người dùng. Trong ví dụ này, hãy giả sử người dùng muốn nhiệm vụ Tạo tài khoản khách hàngđược thực hiện bởi nhân viên dịch vụ khách hàng. Hãy tạo một trường hợp sử dụng từ nó. Nhấp chuột phải vào Tạo tài khoản khách hàng và chọn Các yếu tố liên quan > Chuyển đến trường hợp sử dụng mới… từ menu bật lên.
   
8. Một lần nữa, chúng tôi hài lòng với tên của trường hợp sử dụng và người dùng. Giữ nguyên mọi thứ trong cửa sổ Chuyển đổi yếu tố mô hìnhcửa sổ. Nhấn OK. Sơ đồ trường hợp sử dụng đã được cập nhật với một trường hợp sử dụng và một tác nhân mới. Hãy cùng xem nào.
   
9. Quay lại BPD. Hãy chuyển sang quy trình conSắp xếp giao hàng. Quản lý bộ phận Logistics có thể sử dụng hệ thống để lập lịch và thông báo cho công nhân giao nước. Do đó, đây cũng là một trường hợp sử dụng của hệ thống. Nhấp chuột phải vào quy trình conSắp xếp giao hàng và chọnCác yếu tố liên quan > Chuyển đến trường hợp sử dụng mới…từ menu bật lên.
10. Kiểm tra tác nhân Quản lý trong cửa sổMô hình yếu tố chuyển tiếpcửa sổ. Nếu chúng ta giữ tên tác nhân làQuản lý, điều này gây nhầm lẫn trong mô hình trường hợp sử dụng vì có thể có nhiều phòng ban với nhiều quản lý khác nhau trong công ty. Do đó, hãy đổi tên tác nhân thànhQuản lý bộ phận Logistics.
    
11. NhấnOK. Sơ đồ trường hợp sử dụng đã được cập nhật.
    
12. Quay lại BPD. Nhiệm vụ cuối cùngGiao nướclà một công việc chỉ có thể do con người thực hiện và không liên quan gì đến tương tác với hệ thống. Do đó, chúng ta không cần tạo một trường hợp sử dụng cho nó.
13. Giả sử quản lý khu vực muốn hệ thống hỗ trợ một chức năng mới có thể tạo báo cáo để hiển thị thống kê về đơn hàng. Chức năng này có thể giúp anh ta xem xét và điều chỉnh chiến lược marketing. Mặc dù chức năng này chưa được mô hình hóa trong mô hình quy trình kinh doanh, chúng ta có thể vẽ trực tiếp trên sơ đồ trường hợp sử dụng. Mở sơ đồ trường hợp sử dụng. Vẽ một tác nhânQuản lý khu vực. Tạo một trường hợp sử dụngTạo báo cáo thống kêtừ đó với mối quan hệ liên kết giữa chúng.
    
14. Giả sử khách hàng muốn cho phép khách hàng xem hóa đơn và hủy đơn hàng. Ngoài ra, khách hàng muốn cho phép quản lý bộ phận logistics in báo cáo logistics. Hãy vẽ các trường hợp sử dụng tương ứng.
    
15. Sắp xếp lại sơ đồ.
    
16. Mối quan hệ chuyển tiếp cho phép bạn theo dõi mô hình quy trình kinh doanh từ mô hình trường hợp sử dụng (và ngược lại). Hãy thử. Đặt con trỏ chuột lênĐặt hàng trường hợp sử dụng.
    
17. Nhấp vào Mô hình Transitor tài nguyên ở góc phải dưới của hình dạng. Chọn Chuyển từ > Quy trình đặt hàng nước cất<.Đặt hàng từ menu bật lên.
    
    Điều này mở BPD với tác vụ Đặt hàng được chọn.