Các nhóm quy trình quản lý dự án là gì?

Các nhóm quy trình quản lý dự án là gì?

Các nhóm quy trình tập hợp các quy trình (đang sắp được trình bày…hứa hẹn) thường hoạt động cùng lúc trong một dự án hoặc có đầu vào và đầu ra tương tự nhau. Một khi bạn đã quen thuộc với chúng, chúng thực sự là một cách rất hợp lý để nhóm các công việc bạn cần thực hiện. Các dự án có thể kéo dài trong nhiều năm. Mọi dự án đều cần 5 nhóm quy trình. Đây là phần thứ hai lớn trong nền tảng của Sổ tay PMBOK®. Các nhóm quy trình là:

1. Khởi động – Các quy trình này giúp bạn xác định một phần công việc mới – hoặc một dự án hoàn toàn mới hoặc giai đoạn bạn sắp bắt đầu. Chúng đảm bảo bạn có quyền hạn để tiếp tục tiến hành.
2. Lập kế hoạch – Các quy trình này giúp bạn xác định mục tiêu và phạm vi công việc cần thực hiện. Chúng cũng bao gồm toàn bộ công việc liên quan đến lập kế hoạch và lên lịch các nhiệm vụ. Một lần nữa, chúng có thể bao quát toàn bộ dự án hoặc chỉ riêng giai đoạn bạn đang làm hiện tại. Hoặc bạn có thể đang đóng một giai đoạn và đồng thời lập kế hoạch cho giai đoạn tiếp theo.
3. Thực hiện – Bạn thực hiện các quy trình này khi thực hiện các nhiệm vụ dự án của mình. Đây là phần ‘giao hàng’ trong quản lý dự án, nơi diễn ra hoạt động chính và bạn tạo ra các sản phẩm.
4. Giám sát và kiểm soát – Các quy trình này cho phép bạn theo dõi công việc đang được thực hiện, xem xét và báo cáo về nó. Chúng cũng bao gồm những gì xảy ra khi bạn phát hiện dự án không tuân theo kế hoạch đã thỏa thuận, do đó quản lý thay đổi thuộc về nhóm quy trình này. Bạn sẽ thực hiện các quy trình này song song với các quy trình trong nhóm Thực hiện (chủ yếu, nhưng cũng song song với các nhóm khác) để theo dõi trong suốt quá trình.
5. Kết thúc – Cuối cùng, các quy trình này giúp bạn hoàn tất tất cả các nhiệm vụ trong các nhóm khác khi bạn đến thời điểm đóng dự án hoặc giai đoạn.