Mô hình và ký hiệu quy trình kinh doanh (BPMN) là một biểu diễn đồ họa chuẩn hóa được sử dụng để mô hình hóa các quy trình kinh doanh. Nó cung cấp một ngôn ngữ trực quan dễ hiểu đối với tất cả các bên liên quan, từ các nhà phân tích kinh doanh đến các nhà phát triển kỹ thuật. Bài viết này sẽ đi sâu vào các yếu tố cốt lõi và các khái niệm chính của BPMN, sử dụng một bảng có cấu trúc để minh họa các thành phần này.
Các yếu tố cốt lõi của BPMN
BPMN bao gồm bốn danh mục chính: Đối tượng luồng, Đối tượng kết nối, Bể bơi (Swimlanes) và Tài liệu. Mỗi danh mục chứa các thành phần cụ thể giúp xác định và trực quan hóa các quy trình kinh doanh.
1. Đối tượng luồng
Các đối tượng luồng là các thành phần chính xác định hành vi của một quy trình kinh doanh. Chúng bao gồm:
- Sự kiện: Được biểu diễn bằng hình tròn, sự kiện chỉ ra điều gì đó xảy ra trong quá trình. Có ba loại sự kiện:
- Sự kiện bắt đầu: Đánh dấu điểm bắt đầu của một quy trình.
- Sự kiện trung gian: Xảy ra giữa sự kiện bắt đầu và sự kiện kết thúc.
- Sự kiện kết thúc: Đánh dấu điểm kết thúc của một quy trình.
- Hoạt động: Được biểu diễn bằng hình chữ nhật bo tròn, hoạt động là các nhiệm vụ được thực hiện trong quy trình. Có hai loại hoạt động:
- Nhiệm vụ: Một đơn vị công việc duy nhất.
- Quy trình con: Một quy trình có thể được chia nhỏ thành các nhiệm vụ nhỏ hơn.
- Cổng điều khiển: Được biểu diễn bằng hình thoi, các cổng điều khiển kiểm soát luồng quy trình dựa trên điều kiện. Chúng xác định con đường mà quy trình sẽ đi theo dựa trên một số tiêu chí nhất định.
2. Đối tượng kết nối
Các đối tượng kết nối xác định mối quan hệ giữa các đối tượng luồng. Chúng bao gồm:
- Luồng thứ tự: Được biểu diễn bằng các mũi tên liền, luồng thứ tự chỉ ra thứ tự thực hiện các hoạt động. Chúng kết nối các đối tượng luồng để thể hiện trình tự các hoạt động.
- Luồng tin nhắn: Được biểu diễn bằng các mũi tên gạch, luồng tin nhắn chỉ ra việc trao đổi tin nhắn giữa các bên tham gia (bể) khác nhau trong quy trình. Chúng kết nối các đối tượng luồng giữa các bể khác nhau.
- Liên kết: Được biểu diễn bằng các đường chấm chấm, các liên kết kết nối các tác phẩm hoặc văn bản với các đối tượng luồng để cung cấp thêm thông tin.
3. Các làn đường
Các làn đường được sử dụng để tổ chức và phân loại các hoạt động trong một quy trình. Chúng bao gồm:
- Bể: Đại diện cho các bên tham gia chính trong một quy trình kinh doanh. Một bể có thể chứa một hoặc nhiều làn đường.
- Làn đường: Các phân vùng con trong một bể đại diện cho các vai trò, phòng ban hoặc chức năng khác nhau. Các làn đường giúp tổ chức các hoạt động bên trong một bể.
4. Các tác phẩm
Các tác phẩm cung cấp thêm thông tin về quy trình. Chúng bao gồm:
- Đối tượng dữ liệu: Đại diện cho thông tin hoặc dữ liệu cần thiết hoặc được tạo ra bởi quy trình. Các đối tượng dữ liệu có thể là đầu vào, đầu ra hoặc tham chiếu.
- Nhóm: Được biểu diễn bằng một hình chữ nhật cong đường nét đứt, nhóm được sử dụng để phân loại các hoạt động không thuộc luồng tuần tự. Nó cung cấp tín hiệu thị giác để nhóm các hoạt động liên quan.
- Ghi chú: Được biểu diễn bằng một hộp văn bản, các ghi chú cung cấp thêm thông tin về quy trình. Chúng được kết nối với các đối tượng luồng bằng các liên kết.
Các khái niệm chính của BPMN
1. Luồng quy trình
Luồng quy trình là dãy các hoạt động và sự kiện định nghĩa quy trình kinh doanh. Nó bắt đầu từ một sự kiện bắt đầu và kết thúc bằng một sự kiện kết thúc. Luồng tuần tự kết nối các hoạt động và cổng để thể hiện thứ tự thực hiện.
2. Trao đổi thông điệp
Trao đổi thông điệp xảy ra khi các bên tham gia khác nhau (bể) cần giao tiếp với nhau. Các luồng thông điệp kết nối các đối tượng luồng giữa các bể khác nhau để thể hiện việc trao đổi thông tin.
3. Ra quyết định
Việc ra quyết định được kiểm soát bởi các cổng. Các cổng xác định con đường mà quy trình sẽ đi dựa trên một số điều kiện nhất định. Chúng có thể chia tách hoặc hợp nhất luồng quy trình dựa trên việc đánh giá các điều kiện.
4. Xử lý dữ liệu
Xử lý dữ liệu được biểu diễn bằng các đối tượng dữ liệu. Các đối tượng dữ liệu thể hiện thông tin cần thiết hoặc được tạo ra bởi quy trình. Chúng có thể là đầu vào, đầu ra hoặc tham chiếu đến dữ liệu được sử dụng trong quy trình.
5. Tổ chức
Tổ chức được biểu diễn bằng các làn đường. Các làn đường giúp tổ chức các hoạt động trong một bể bằng cách phân loại chúng thành các vai trò, phòng ban hoặc chức năng khác nhau. Điều này cung cấp một biểu diễn thị giác rõ ràng về các trách nhiệm trong quy trình.
6. Thông tin bổ sung
Thông tin bổ sung được cung cấp bởi các tác phẩm. Các tác phẩm như ghi chú và nhóm cung cấp thêm chi tiết về quy trình. Ghi chú cung cấp văn bản giải thích, trong khi các nhóm phân loại các hoạt động liên quan.
Ví dụ về tình huống quy trình kinh doanh: Quy trình đặt hàng giao nước
Mô tả tình huống
Hình bên dướiBPMNSơ đồ (Business Process Model and Notation) minh họa quy trình đặt hàng và giao nước đóng chai từ Công ty Nước Đóng Chai Pure Aqua. Tình huống này sẽ đi qua các bước liên quan đến việc đặt hàng, xác minh thông tin khách hàng, sắp xếp giao hàng và hoàn tất quy trình giao hàng.
Bước 1: Đặt hàng
Nhóm Khách hàng:
- Sự kiện bắt đầu: Quy trình bắt đầu khi khách hàng quyết định đặt hàng nước đóng chai.
- Nhiệm vụ: “Đặt hàng” – Khách hàng liên hệ với Công ty Nước Đóng Chai Pure Aqua để đặt hàng. Theo sơ đồ, hơn 90% yêu cầu được thực hiện qua điện thoại, phần còn lại 10% qua email.
Bước 2: Xác minh danh tính khách hàng
Nhóm Nhân viên Dịch vụ Khách hàng:
- Nhiệm vụ: “Xác minh danh tính khách hàng” – Khi nhận được đơn hàng, Nhân viên Dịch vụ Khách hàng xác minh danh tính khách hàng. Bước này đảm bảo khách hàng đã được đăng ký trong hệ thống.
- Cổng chuyển tiếp: “Khách hàng đã tồn tại?” – Quy trình kiểm tra xem khách hàng đã có tài khoản hay chưa.
- NếuCó, quy trình chuyển sang “Chuyển đơn hàng.”
- NếuKhông, quy trình chuyển sang “Tạo tài khoản khách hàng.”
Bước 3: Tạo tài khoản khách hàng (nếu cần)
Nhóm Nhân viên Dịch vụ Khách hàng:
- Nhiệm vụ: “Tạo tài khoản khách hàng” – Nếu khách hàng chưa tồn tại trong hệ thống, Nhân viên Dịch vụ Khách hàng sẽ tạo tài khoản khách hàng mới. Bao gồm việc thu thập và ghi lại thông tin chi tiết của khách hàng.
- Nhiệm vụ: “Chuyển đơn hàng” – Sau khi tài khoản khách hàng được tạo, đơn hàng sẽ được chuyển sang giai đoạn tiếp theo.
Bước 4: Chuyển đơn hàng
Nhóm Nhân viên Dịch vụ Khách hàng:
- Nhiệm vụ: “Chuyển đơn hàng” – Đơn hàng được chuyển đến Trưởng phòng Logistics. Bước này bao gồm việc tạo đơn đặt hàng và gán nó để tiếp tục xử lý.
Bước 5: Sắp xếp giao hàng
Nhóm Trưởng phòng Logistics:
- Nhiệm vụ: “Sắp xếp giao hàng” – Trưởng phòng Logistics nhận đơn đặt hàng và sắp xếp việc giao hàng. Điều này bao gồm lên lịch giao hàng và giao nó cho một nhân viên.
- Nhiệm vụ: Đơn đặt hàng được đánh dấu là “Đang chờ giao.”
Bước 6: Giao nước
Nhóm Nhân viên:
- Nhiệm vụ: “Giao nước” – Nhân viên nhận đơn đặt hàng và tiến hành giao nước đóng chai đến địa điểm của khách hàng.
- Sự kiện kết thúc: Quy trình kết thúc khi giao hàng hoàn tất. Đơn đặt hàng được đánh dấu là “Đã hoàn thành.”
Kết luận
BPMN là một công cụ mạnh mẽ để mô hình hóa các quy trình kinh doanh. Bằng cách hiểu các yếu tố cốt lõi và các khái niệm chính của BPMN, bạn có thể tạo ra các sơ đồ rõ ràng và súc tích mô tả các quy trình kinh doanh phức tạp. Bảng cấu trúc các thành phần BPMN cung cấp một hướng dẫn trực quan về các thành phần củaBPMN, giúp việc hiểu và áp dụng các khái niệm này vào quy trình kinh doanh của bạn trở nên dễ dàng hơn. Dù bạn là chuyên gia phân tích kinh doanh, quản lý quy trình hay nhà phát triển kỹ thuật, BPMN cung cấp một cách chuẩn hóa để mô hình hóa và cải thiện các quy trình kinh doanh.
Các liên kết liên quan
- Công cụ mô hình hóa quy trình BPMN chuyên nghiệp
- Thử miễn phí Visual Paradigm
- Tổng quan về ký hiệu BPMN
- Giới thiệu về BPMN Phần I
- Phần II – Làn đường
- Phần III – Luồng và các đối tượng kết nối
- Phần IV – Dữ liệu và tài liệu
English
Arabic
Chinese (Simplified)
Dutch
French
German
Italian
Japanese
Korean
Portuguese
Russian
Spanish