Glosarium Manajemen Proyek

Kriteria Penerimaan: kriteria-kriteria tersebut, termasuk persyaratan kinerja dan kondisi penting yang harus dipenuhi sebelum hasil proyek diterima.

Kegiatan: tindakan yang diperlukan untuk mencapai suatu tugas proyek dan merupakan satuan terkecil dari pekerjaan proyek.

Asumsi: faktor-faktor yang, untuk keperluan perencanaan proyek, dianggap benar dan tidak memerlukan bukti.Anggaran: perkiraan pendanaan yang disetujui untuk menyelesaikan seluruh cakupan pekerjaan proyek yang dijelaskan dalam struktur pemecahan pekerjaan.

Dasar Bisnis: dokumen tertulis yang menjelaskan alasan untuk memulai suatu proyek; juga menjelaskan sumber daya, seperti uang, waktu staf, dan peralatan, yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan bisnis tertentu.

Kontrol Perubahan: proses mengidentifikasi, mendokumentasikan, menyetujui atau menolak perubahan terhadap rencana proyek.

Rencana Manajemen Komunikasi: dokumen yang menjelaskan kebutuhan komunikasi untuk suatu proyek. Dokumen ini menjelaskan:

• bagaimana, kapan, dan dalam bentuk apa informasi proyek akan didistribusikan
• siapa yang akan menerima informasi dan jenis informasi yang akan diterima.
• siapa yang bertanggung jawab atas penyusunan informasi

Kendala: suatu pembatasan yang bersifat internal atau eksternal terhadap proyek yang akan membatasi kinerja proyek. Sebagai contoh, jumlah uang tetap yang dialokasikan untuk anggaran proyek merupakan kendala biaya, dan tanggal tertentu yang harus dipenuhi untuk menyelesaikan proyek merupakan kendala waktu.

Jalur Kritis: rantai tugas proyek yang saling terkait dan bergantung dalam diagram jaringan proyek yang memiliki waktu penyelesaian terlama. Tanggal akhir proyek ditentukan oleh tugas-tugas yang membentuk rantai kritis ini. Setiap perubahan terhadap waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu tugas pada rantai kritis akan memengaruhi tanggal penyelesaian keseluruhan proyek.

Pemecahan: suatu metode perencanaan yang membagi cakupan proyek dan hasil yang harus dihasilkan menjadi bagian-bagian yang lebih kecil dan lebih mudah dikelola, hingga pekerjaan yang terkait dengan setiap bagian didefinisikan secara cukup rinci sehingga anggota tim proyek dapat melaksanakan, memantau, dan mengendalikan semua tugas yang diperlukan untuk memenuhi cakupan proyek.

Hasil Akhir: hasil, hasil akhir, atau barang yang dapat diukur, nyata, dan dapat diverifikasi yang harus dihasilkan untuk menyelesaikan suatu tonggak pencapaian proyek.

Durasi: periode waktu selama suatu tugas diselesaikan. Durasi suatu tugas dapat bergantung atau tidak bergantung pada sumber daya yang ditugaskan untuk melaksanakan tugas tersebut. Jika suatu tugas memiliki durasi tetap, durasinya tidak dipengaruhi oleh jumlah sumber daya yang ditugaskan untuk tugas tersebut.

Float (slack): jumlah waktu yang dapat ditunda oleh suatu tugas dalam diagram jaringan proyek tanpa menyebabkan penundaan terhadap:

• tugas-tugas berikutnya (float bebas)
• tanggal penyelesaian proyek (float total)

Suatu aktivitas yang memiliki float total sama dengan nol dikatakan sebagai aktivitas “kritis”, yang berarti keterlambatan dalam waktu penyelesaian aktivitas ini akan menyebabkan seluruh proyek tertunda selama waktu yang sama.

Kelompok Fokus: suatu bentuk penelitian kualitatif di mana sekelompok orang diajukan pertanyaan mengenai hal-hal seperti isu bisnis atau fungsi dari suatu layanan atau produk tertentu.

Diagram Gantt: jenis diagram batang yang populer yang menggambarkan jadwal proyek. Diagram Gantt menggambarkan tanggal mulai dan selesai dari elemen terminal dan elemen ringkasan suatu proyek. Tugas dan milestone dalam diagram Gantt diambil dari struktur pekerjaan proyek. Beberapa diagram Gantt juga menunjukkan hubungan ketergantungan antar aktivitas dan dapat digunakan untuk menunjukkan status jadwal saat ini suatu proyek.

Lag: jumlah waktu setelah suatu tugas dimulai atau selesai sebelum tugas berikutnya dapat dimulai atau selesai.

Pelajaran yang Dipelajari: pembelajaran yang diperoleh dari proses pelaksanaan suatu proyek. Pelajaran dapat dipelajari selama setiap tahap proyek dan harus didokumentasikan agar tim proyek lain dapat memanfaatkan pengetahuan yang diperoleh.

Tahapan Penting: suatu peristiwa yang dijadwalkan yang menandakan penyelesaian suatu hasil utama atau sekumpulan hasil terkait. Biasanya, proyek akan dibagi menjadi lima hingga sepuluh tahapan penting utama. Setiap tahapan penting memiliki hasil yang harus diserahkan dan tanggal penyelesaian yang terkait, serta memiliki kriteria penerimaan dalam deskripsi hasil yang harus diserahkan.

Manajemen Portofolio: manajemen terpusat dari satu atau lebih portofolio proyek, termasuk identifikasi, prioritas, otorisasi, manajemen, dan pengendalian proyek, untuk mencapai tujuan organisasi yang ditentukan.

Program: sekelompok proyek yang saling terkait yang dikelola secara terkoordinasi untuk mendapatkan manfaat yang tidak dapat dicapai dengan mengelola mereka secara terpisah.

Elaborasi Bertahap: proses yang terus-menerus meningkatkan dan menyempurnakan rencana proyek seiring semakin banyaknya informasi yang tersedia bagi tim proyek. Proses iteratif ini memungkinkan tim proyek untuk membuat perkiraan yang lebih baik dan rencana yang lebih lengkap seiring berjalannya proyek.

Proyek: suatu kegiatan sementara dan satu kali yang memiliki lima ciri berikut:

• adalah suatu kejadian satu kali
• menciptakan produk atau layanan yang unik
• memiliki batasan waktu dan biaya
• diselesaikan sesuai dengan spesifikasi tertentu (persyaratan)
• memiliki tanggal mulai dan akhir yang ditentukan
• mengonsumsi sumber daya (misalnya, uang, orang, bahan, dan peralatan)

Laporan Penerimaan Proyek: dokumen yang digunakan untuk memastikan bahwa hasil proyek, sebagaimana disebutkan dalam charter proyek, memenuhi kriteria penerimaan yang ditentukan dalam charter. Pelanggan resmi proyek mengevaluasi dan menandatangani setiap hasil yang diserahkan.

Charter Proyek: pernyataan mengenai lingkup, tujuan, dan peserta dalam suatu proyek. Ini menyediakan:

• deskripsi mengenai tujuan proyek
• daftar asumsi proyek
• deskripsi cakupan proyek
• daftar tonggak proyek
• daftar pemangku kepentingan kunci proyek
• deskripsi peran dan tanggung jawab anggota tim proyek dan pemangku kepentingan kunci lainnya
• deskripsi pendanaan proyek dan sumber daya lainnya
• daftar risiko proyek tingkat tinggi
• wewenang manajer proyek
• persetujuan charter oleh pendukung proyek

Charter ditandatangani oleh pendukung untuk memberikan otorisasi agar proyek dapat dimulai dan menggunakan sumber daya yang ditentukan.

Manajemen Proyek: disiplin mengorganisasi dan mengelola sumber daya (misalnya, orang, uang, bahan, dan peralatan) sedemikian rupa sehingga proyek memenuhi:

• cakupan proyek yang telah ditentukan
• kendala waktu dan biaya
• persyaratan fungsional dan spesifikasi teknis
• harapan pelanggan
• kualitas yang dibutuhkan yang ditetapkan dalam cakupan proyek

Kantor Manajemen Proyek (PMO): departemen yang dapat didirikan oleh suatu organisasi untuk menetapkan dan mempertahankan praktik standar yang digunakan dalam manajemen proyek. Dengan memperkenalkan praktik yang distandarkan dan dapat diulang, PMO berupaya meningkatkan keberhasilan proyek-proyek organisasi. PMO juga merupakan sumber dokumentasi, panduan, dan metrik mengenai praktik manajemen proyek. PMO juga dapat bertanggung jawab atas pengelolaan proyek secara terpusat di bawah pengawasannya dan membantu pimpinan organisasi mengevaluasi proyek strategis yang diusulkan.

Profesional Manajemen Proyek (PMP): sertifikasi dalam manajemen proyek yang ditawarkan oleh Institute Manajemen Proyek.

Manajer Proyek: jabatan sementara yang dipegang oleh orang yang bertanggung jawab atas proses manajemen proyek secara keseluruhan dan pada akhirnya, atas keberhasilan proyek. Manajer proyek memiliki tanggung jawab berikut:

• Tanggung Jawab Proses
  • Mengidentifikasi, melacak, mengelola, dan menyelesaikan masalah proyek.
  • Secara proaktif menyebarkan informasi proyek kepada semua pemangku kepentingan.
  • Mengidentifikasi, mengelola, dan mengurangi risiko proyek.
  • Memastikan bahwa solusi memiliki kualitas yang dapat diterima.
  • Secara proaktif mengelola cakupan untuk memastikan hanya hal-hal yang telah disepakati yang dikirimkan, kecuali perubahan disetujui melalui manajemen cakupan.
  • Menentukan dan mengumpulkan metrik untuk mengukur kemajuan proyek.
  • Mengelola jadwal keseluruhan untuk memastikan pekerjaan ditugaskan dan selesai tepat waktu serta dalam anggaran.
• Tanggung Jawab Orang-Orang
  • Berperan sebagai kepala tim proyek. Kepemimpinan proyek berarti menyampaikan visi proyek dan memastikan tim menerima visi tersebut serta berusaha mencapainya.
  • Memastikan anggota tim proyek mengikuti proses dan prosedur standar.
  • Menetapkan harapan yang masuk akal, menantang, dan jelas bagi anggota tim, serta mempertanggungjawabkan mereka atas pencapaian harapan tersebut. Ini mencakup memberikan umpan balik kinerja yang baik kepada anggota tim.
  • Menggunakan keterampilan pembentukan tim sehingga orang-orang dapat bekerja sama dengan baik, dan merasa termotivasi untuk bekerja keras demi proyek dan rekan kerja mereka.
  • Menggunakan keterampilan komunikasi lisan dan tertulis yang proaktif, termasuk keterampilan mendengarkan yang baik dan aktif.

Metodologi Proyek: seperangkat praktik, teknik, dan aturan yang digunakan dalam manajemen proyek. Metodologi proyek yang paling umum digunakan di Amerika Serikat adalah yang dibuat oleh Institute Manajemen Proyek. Metodologi ini terdiri dari lima tahap:

1. Inisiasi — melibatkan analisis proyek yang diusulkan, definisi cakupan proyek awal, pembuatan charter proyek, dan persetujuan charter proyek oleh sponsor.
2. Perencanaan — melibatkan pembuatan rencana manajemen proyek yang mencakup:
   • struktur pemecahan pekerjaan yang matang
   • diagram jaringan proyek
   • jadwal pekerjaan proyek
   • rencana manajemen risiko
   • rencana komunikasi proyek
3. Pelaksanaan — melibatkan tim proyek melakukan pekerjaan proyek sesuai yang ditentukan dalam rencana proyek.
4. Pemantauan dan Pengendalian — melibatkan pengukuran kemajuan pekerjaan yang dilakukan selama tahap pelaksanaan proyek untuk memastikan tim proyek mencapai tujuan kinerja dan mengambil tindakan korektif jika diperlukan untuk mencapai tujuan proyek.
5. Penutupan — melibatkan semua proses yang diperlukan untuk menghentikan kegiatan proyek dan menyerahkan produk dan layanan yang dibuat oleh proyek ke operasional. Juga mencakup dokumentasi pembelajaran dari proyek dan arsip dokumentasi proyek.

Untuk beberapa proyek, tahapan-tahapan ini dilakukan sebagai sub-proyek terpisah. Sebagai contoh, lima tahapan tersebut dapat dibagi menjadi tiga sub-proyek terpisah yang dilakukan dalam urutan berikut:

1. Inisiasi
2. Perencanaan
3. Pelaksanaan, Pemantauan dan Pengendalian, serta Penutupan

Pada akhir setiap sub-proyek, pemimpin organisasi yang sesuai akan memutuskan apakah tim proyek harus melaksanakan sub-proyek berikutnya yang diusulkan.

Metrik Proyek:cara untuk mengukur apakah suatu proyek sedang dikembangkan tepat waktu dan sesuai anggaran dengan melacak kemajuan milestone proyek.

Milestone Proyek:acara yang dijadwalkan yang menandakan penyelesaian hasil utama atau serangkaian hasil terkait untuk suatu proyek.

Diagram Jaringan Proyek:skema yang menggambarkan urutan penyelesaian tugas proyek dan ketergantungan antar tugas proyek.

Tujuan Proyek:menggambarkan tujuan bisnis yang ingin diatasi oleh proyek; menjelaskan bagaimana proyek akan menambah nilai bagi organisasi dan prioritas strategis apa yang sedang dihadapi.

Fase Proyek:sekumpulan aktivitas proyek yang saling terkait secara logis untuk menyelesaikan pengiriman hasil utama proyek. Fase biasanya diselesaikan secara berurutan tetapi kadang tumpang tindih.

Portofolio Proyek:kumpulan proyek yang dikelompokkan bersama untuk mencapai tujuan bisnis strategis suatu organisasi.

Persyaratan Proyek:fungsi atau kondisi yang harus dipenuhi oleh suatu produk, sistem, atau layanan sebagaimana ditentukan dalam rencana dan kontrak proyek.

Cakupan Proyek:menentukan batas-batas proyek. Cakupan menjelaskan apa yang akan dikirimkan, di mana, kapan, dan bagaimana. Ini menggambarkan layanan, fungsi, sistem, solusi, atau produk nyata yang akan diterima oleh sponsor. Cakupan harus mencakup:

• tujuan utama yang diharapkan dicapai oleh proyek
• kendala waktu, keuangan, teknis, dan hukum utama
• asumsi yang signifikan

Laporan Status Proyek:mengkomunikasikan status suatu proyek. Laporan ini merupakan alat bagi manajer proyek untuk:

• memberi tahu pemangku kepentingan tentang kemajuan proyek
• mengangkat isu-isu
• meminta bantuan jika diperlukan

Laporan status proyek biasanya disiapkan dan didistribusikan secara mingguan atau dua mingguan.

Tim Proyek:sekelompok orang yang bekerja bersama untuk mencapai tujuan bersama, yaitu kelancaran proyek yang sukses. Secara umum, tim proyek terdiri dari manajer proyek dan satu atau lebih ahli bidang tertentu yang dibagi menjadi tiga hingga dua belas anggota tim inti dan ekstensi.

• Anggota Tim Inti: biasanya memiliki satu atau lebih hasil proyek dan sepenuhnya didedikasikan untuk proyek tersebut.
• Anggota Tim Ekstensi: memberikan dukungan paruh waktu untuk tugas proyek tertentu.

Bagan RACI: bagan untuk mendokumentasikan peran dan tanggung jawab dalam suatu proyek. Ini menjelaskan apa yang harus dilakukan dan oleh siapa. Istilah RACI adalah akronim yang didasarkan pada empat tingkatan tanggung jawab yang didefinisikan oleh bagan ini:

• Bertanggung jawab
• Bertanggung jawab utama
• Dikonsultasikan
• Diberi tahu

Daftar RADIO: dokumen yang digunakan selama rapat proyek untuk mencatat isu-isu yang tidak dapat diselesaikan selama rapat tetapi harus diingat dan ditangani oleh tim proyek. Istilah RADIO adalah akronim untuk lima kategori yang digunakan untuk mengklasifikasikan isu-isu:

• Risiko
• Asumsi
• Definisi
• Isu
• Peluang

Cadangan: bagian dari anggaran proyek yang disediakan oleh manajer proyek dan sponsor untuk mengurangi risiko proyek.

Risiko: kejadian atau kondisi yang tidak pasti yang, jika terjadi, memiliki dampak negatif terhadap tujuan proyek. Tim proyek menyusun rencana untuk mengidentifikasi dan mengurangi risiko berdasarkan probabilitas dan dampak dari kejadian tersebut.

Penilaian Risiko: penentuan nilai kuantitatif atau kualitatif dari risiko yang terkait dengan situasi tertentu dan ancaman yang telah diidentifikasi terhadap proyek. Penilaian risiko merupakan langkah pertama yang umum dalam proses manajemen risiko.

Manajemen Risiko: pendekatan terstruktur untuk mengelola ketidakpastian proyek melalui serangkaian aktivitas yang mencakup identifikasi dan penilaian risiko. Anggota tim proyek menyusun strategi untuk mengelola dan mengurangi risiko berdasarkan probabilitas terjadinya risiko dan dampak terhadap proyek jika kejadian risiko terjadi. Strategi manajemen risiko ini mencakup:

• menyerahkan risiko kepada pihak lain
• menghindari risiko
• mengurangi dampak negatif dari risiko.
• menerima sebagian atau seluruh konsekuensi dari risiko tertentu

Daftar Risiko (Log Risiko): alat yang umum digunakan dalam perencanaan proyek yang berisi informasi tentang semua risiko proyek yang diidentifikasi oleh tim proyek, termasuk:

• deskripsi risiko
• ringkasan analisis risiko termasuk probabilitas terjadinya risiko dan dampak terhadap proyek jika terjadi
• rencana untuk menanggapi risiko

Sponsor: orang yang memiliki otoritas tertinggi atas proyek. Sponsor menyediakan pendanaan proyek, menyelesaikan masalah dan perubahan cakupan, menyetujui hasil utama, serta memberikan arahan tingkat tinggi. Posisi sponsor berakhir ketika proyek selesai. Secara praktis, sponsor proyek membutuhkan hasil proyek, dan biasanya menyediakan dana untuk menyelesaikan pekerjaan. Untuk proyek yang didorong secara internal, sponsor mungkin tidak membiayai proyek tetapi diakui sebagai pemilik proyek bersama dengan sumber daya yang digunakan. Manajer proyek mengandalkan sponsor proyek untuk memberikan bantuan yang diperlukan dalam mendapatkan sumber daya yang dibutuhkan dan membantu mengatasi politik proyek, terutama mengintegrasikan kebutuhan pemangku kepentingan.

Pemangku Kepentingan: setiap orang atau kelompok yang terdampak oleh pelaksanaan serta keberhasilan atau kegagalan suatu proyek. Ini mencakup anggota tim, pemilik sumber daya, pengguna akhir, dan pemilik operasional dari hasil proyek. Sponsor proyek merupakan pemangku kepentingan yang paling penting.

Pengukuran Keberhasilan: metrik yang membantu tim proyek menentukan apakah hasil proyek akan memenuhi harapan pemangku kepentingan. Metrik-metrik ini juga dapat digunakan untuk menilai status cakupan, biaya, dan tanggal pengiriman. Seperangkat pengukuran keberhasilan yang dirancang dengan baik dapat memberi tim peringatan dini terhadap masalah yang muncul sehingga tindakan dapat diambil untuk mengurangi dampaknya.

Tugas: tindakan yang diperlukan untuk mencapai milestone proyek. Pekerjaan yang terlibat untuk mencapai suatu tugas lebih lanjut dibagi menjadi aktivitas.

Ketergantungan Tugas: merujuk pada apakah suatu tugas dapat dilakukan secara terpisah atau harus menunggu hingga tugas lain selesai atau dimulai. Sebagai contoh, sebelum Anda dapat menuangkan air ke dalam gelas, Anda membutuhkan gelas dan sumber air.

Tiga Keterbatasan: model umum untuk melihat prioritas relatif dan ketergantungan satu sama lain dari keterbatasan proyek dalam hal waktu, biaya, dan cakupan. Sponsor menentukan prioritas masing-masing keterbatasan ini dalam suatu proyek.

Struktur Pemecahan Kerja (WBS): alat manajemen proyek yang digunakan untuk membagi cakupan proyek secara keseluruhan menjadi bagian-bagian pekerjaan yang dapat dikelola. Biasanya disajikan dalam bentuk kerangka kerja atau diagram pohon. Tingkatan yang lebih tinggi dari WBS menggambarkan hasil dan hasil yang direncanakan, sedangkan tingkatan terendah dari WBS menggambarkan tugas-tugas yang diperlukan untuk menyelesaikan hasil dan hasil yang direncanakan. Struktur pemecahan kerja digunakan untuk membuat jadwal kerja.

Jadwal Kerja: dokumen proyek yang menjelaskan milestone, tugas, aktivitas, hasil, dan informasi terkait yang penting bagi proyek. Elemen kunci dari jadwal kerja proyek harus selesai tepat waktu dan sesuai anggaran agar proyek dapat sukses, sehingga memerlukan pemantauan oleh manajer proyek dan pemangku kepentingan. Status jadwal kerja proyek dilaporkan dalam laporan status proyek.